HR Assistant

The HR Assistant supports the implementation of WFP Madagascar's HR policies and procedures, ensuring effective HR services tailored to the needs of beneficiaries. The role involves responding to HR inquiries, providing training, liaising with internal units, managing confidential personnel files, and supporting various HR administrative activities.

Responsibilities

• Répondre avec professionnalisme, empathie et sens du service aux questions d'ordre général relatives aux ressources humaines et assurer un suivi efficace des demandes afin de garantir une expérience client positive et des services RH de qualité.
• Donner des orientations et dispenser des formations en cours d'emploi à d'autres membres du personnel, afin de les aider à se perfectionner et à étoffer leur connaissance des systèmes et procédures liés aux ressources humaines dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions.
• Assurer la liaison avec d'autres unités ou bureaux internes concernant les questions relatives aux ressources humaines, comme la paie et les contrats, et communiquer les informations permettant de fournir des services de ressources humaines en temps voulu.
• Récupérer et regrouper des données sur le recrutement et la sélection des membres du personnel, les conditions contractuelles, les droits à prestation et les obligations de résultat et de formation pour faciliter les analyses et répondre aux besoins d'information.
• Assurer un appui administratif dans le cadre de diverses activités de gestion des ressources humaines menées dans les domaines de travail attribués par l'administrateur compétent, notamment s'agissant de l'intégration de nouveaux membres du personnel, en respectant les processus et les procédures applicables.
• Gérer les dossiers confidentiels du personnel ainsi que les bases de données et les archives relatives aux ressources humaines pour s'assurer que les données et les fichiers sont stockés et actualisés correctement dans le respect des normes établies.
• Rédiger divers documents relatifs aux ressources humaines, qui sont indispensables au domaine d'activité considéré (contrats d'emploi, lettres de mutation, documents concernant les formations, etc.), en veillant à leur exactitude et au respect des délais impartis.
• Utiliser les systèmes de gestion des ressources humaines pour saisir et actualiser diverses données, notamment pour aider à effectuer le suivi de différentes échéances (expiration des contrats, dates d'évaluation et de notation du personnel, etc.), en veillant au respect des délais impartis et à l'exactitude des informations.
• Aider au déploiement du personnel et à l'application de mesures administratives connexes, comme l'établissement de rapports simples, afin de contribuer à l'efficience des services de gestion des ressources humaines et de permettre ainsi au PAM d'intervenir rapidement en cas de crise.
• Toute autre tâche dans le domaine de compétence.

Requirements

• Achèvement des études secondaires (diplôme Bac). Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l'administration du personnel, du recrutement ou tout autre domaine des ressources humaines ou domaine similaire.
• Une forte orientation client ainsi qu’une capacité démontrée à fournir des services RH réactifs, empathiques et de haute qualité sont requises.
• Maitrise de la langue française parlée et écrite (Niveau C).
• Une bonne connaissance de l'anglais serait un atout.

Skills

• Personnel Administration
• Recruitment
• Human Resources Services
• HR Policy Implementation
• Client Orientation
• HR Training Delivery
• Confidential File Management
• Language Proficiency in French
• HR Inquiry Response

Languages

French, English