Assistant(e) de gestion (Business Support Assistant)

The Business Support Assistant will assist in the adoption and maintenance of effective administrative practices focused on service beneficiaries' needs and optimal resource use. The role involves performing routine management assistance tasks in a specialized area to contribute to effective service delivery.

Responsibilities

• Vérifier qu'un certain nombre de services sont assurés, comme la gestion des installations et des véhicules légers, l'administration des voyages ou le respect des protocoles y afférents, en tenant à jour les informations, afin de contribuer au maintien d'un environnement de travail sûr et agréable.
• Regrouper et traiter diverses informations, notamment en les diffusant pour qu'elles puissent être exploitées lors de l'établissement de documents et de rapports normalisés destinés à l'unité considérée, afin de faciliter la prise de décisions et de permettre une gestion efficace des ressources.
• Gérer et tenir à jour des dossiers au format papier et sous forme électronique relevant du domaine de responsabilité considéré conformément aux procédures en vigueur, afin d'assurer un accès rapide et facile aux données selon que de besoin.
• Faire des recherches et mener des analyses simples de données, afin de contribuer à la communication d'informations fiables et à la gestion efficace des ressources.
• Servir de premier interlocuteur ou de première interlocutrice pour les demandes d'information internes pour faciliter la résolution efficiente et efficace des problèmes rencontrés au quotidien.
• Fournir des éléments susceptibles d'alimenter les méthodes et les pratiques couramment utilisées dans le domaine de travail considéré pour favoriser l'amélioration continue des services assurés.
• Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
• Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
• Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
• Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
• Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
• Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
• Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.
• Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.

Requirements

• Achèvement des études secondaires.
• Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine Administratif/gestion administrative est souhaitable.
• Avoir fait la preuve d’aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM.
• Avoir aider à communiquer des consignes adaptées aux circonstances et aux nouveaux membres du personnel.
• Au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du travail administratif.
• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word, Microsoft Excel et Powerpoint.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
• La maitrise du français oral et écrit est obligatoire.
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Skills

• Administrative Support
• Office Equipment Usage
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Data Quality Assurance
• Administrative Procedures
• Training Delivery
• Communication of Instructions
• Customer Service
• Language Proficiency in French

Languages

French, English