Asociada(o) de Logística - Gestión de Fondos

El/la Asistente de Logística (Gestión de Fondos y Facturación) apoyará la gestión de fondos, facturación y control financiero asociado a las operaciones logísticas en Guatemala. Trabajará en coordinación con unidades internas y proveedores externos para asegurar la correcta ejecución de procesos logísticos y financieros.

Responsibilities

• Prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística aplicando procesos estándar.
• Coordinar solicitudes y velar por que los pedidos y entregas se efectúen de manera oportuna.
• Gestionar actividades de logística relacionadas con la contratación de proveedores, incluyendo seguimiento y medición del desempeño.
• Apoyar el acopio de información de mercado y evaluación de proveedores para el proceso de selección.
• Identificar y resolver consultas y solicitudes de apoyo especializado, formulando recomendaciones.
• Preparar, seguir y revisar el presupuesto en todas las modalidades de ejecución garantizando adherencia a procedimientos y normas institucionales.
• Hacer seguimiento de procesos de gestión del inventario y dar cuenta del estado del inventario.
• Prestar apoyo a la supervisión de la calidad e integridad de los datos relativos a la contabilización de productos.
• Analizar cartera de operaciones y contribuir a evaluaciones y planificación operacional.
• Gestionar tramitación de documentación para ejecución de operaciones logísticas y resolver problemas operacionales.
• Realizar investigación, recopilación de datos y análisis, producir informes y garantizar precisión de la información en sistemas institucionales.
• Mantener contacto con interesados internos y externos para sostener gestión de operaciones logísticas.
• Supervisar trabajo del personal de apoyo, proporcionando asesoramiento y orientación.
• Prestar apoyo a actividades logísticas de preparación y respuesta en emergencias, incluyendo actualización de evaluaciones y planes para imprevistos.

Requirements

• Finalización del ciclo de educación secundaria.
• Certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.
• Mínimo de 6 años de experiencia relevante en logística, gestión de fondos.
• Se valorará formación universitaria en Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Finanzas, Logística, Cadena de Suministro o carreras afines.
• Deseable experiencia en el Sistema de Naciones Unidas (SNU).
• Dominio del idioma inglés (nivel C).
• Dominio hablado y escrito del idioma oficial de las Naciones Unidas que se utilice en el lugar de destino y del idioma hablado en el lugar de destino, si fuera diferente.
• Buena capacidad de facilitación a grupos multidisciplinarios, búsqueda de consensos y acuerdos.
• Capacidad de redacción y síntesis de documentos técnicos.
• Manejo de Microsoft Office y Windows.
• Deseable capacitación o conocimientos en gestión y control presupuestario.
• Deseable conocimientos en análisis financiero y elaboración de reportes.
• Deseable experiencia en procesamiento y conciliación de facturas.
• Deseable experiencia en gestión de fondos (Fund Reservations).
• Deseable experiencia en sistemas ERP, preferiblemente SAP/WINGS.
• Deseable experiencia en gestión de órdenes de compra (PO/TPO) y Service Entry Sheets (SES).

Skills

• Logistics Management
• Fund Management
• Financial Reporting
• Budget Control
• Invoice Processing
• Invoice reconciliation
• Purchase Order Management
• Service Entry Sheets
• ERP Systems
• SAP
• WINGS
• Microsoft Office Suite
• Windows
• Technical Document Development
• Multidisciplinary Group Facilitation

Languages

Spanish, English