Auxiliar de Apoio à Gestão de Projetos [Prevenção ao Uso de Drogas]

O/A Assistente de Apoio à Gestão de Projetos presta apoio administrativo e de escritório às equipes de projeto, auxiliando no arquivamento, acompanhamento, entrada de dados, logística e formatação de documentos, sob supervisão rigorosa, a fim de facilitar a execução eficaz dos projetos.

Responsibilities

• Fornecer suporte administrativo para o planejamento, implementação, monitoramento e relatórios do projeto, em conformidade com as regras, regulamentos da UNOPS e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) aplicáveis.
• Apoiar o acompanhamento do progresso do projeto, das entregas, dos contratos, das viagens, dos workshops e dos subsídios, assegurando o acompanhamento em tempo hábil e a documentação adequada.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento e garantir que os dados operacionais e do projeto estejam atualizados e devidamente arquivados.
• Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre o progresso, próximas prioridades e necessidades de coordenação.
• Fornecer apoio logístico e administrativo para treinamentos e ações de aprendizagem sobre gestão de projetos, incluindo planejamento de cronogramas, organização dos locais e distribuição de materiais.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs), conforme orientado, e compartilhar observações sobre as tarefas diárias.
• Auxiliar na coleta e compilação de informações em tópicos relacionados à gestão de projetos como requisitado por supervisores para apoiar relatórios e documentações.

Requirements

• Ensino médio completo (ou equivalente) com 3 anos de experiência relevante OU Graduação, ou equivalente, em Administração Pública, Finanças, Contabilidade, Economia, Relações Internacionais, Ciências Sociais, Direito, ou áreas correlatas, com 0 anos de experiência relevante.
• Experiência relevante em apoio a gestão de projetos ou áreas similares para indivíduos sem formação superior.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, etc.) e sistemas de gestão baseados na web.
• Alguma experiência de trabalho em organização do Sistema das Nações Unidas poderá ser considerada um diferencial.
• Experiência comprovada em apoio à gestão de projetos, incluindo a organização de logística, compras (aquisições), viagens ou eventos.
• Experiência na gestão de arquivos e na preparação de documentação administrativa e correspondências.

Skills

• Project Management Support
• Logistics Coordination
• Procurement Support
• Travel Coordination
• Event Coordination
• File Management
• Administrative Documentation Management
• Correspondence Preparation
• Data Entry
• Microsoft Office Suite
• Web-based Management Systems

Languages

Portuguese, English