Assistente de Gestão de Projeto [PRONASCI]

The Assistente de Gestão de Projeto supports administrative transactions and operational processes to aid effective project implementation and monitoring, ensuring timely delivery in compliance with established procedures and guidelines. The role involves administrative support to project planning, implementation, monitoring, reporting, logistics, procurement, and knowledge management under supervision.

Responsibilities

• Prestar apoio administrativo ao planejamento, implementação, monitoramento e elaboração de relatórios de projetos, em conformidade com as normas, regulamentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) aplicáveis.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento de projetos para monitorar entregas, contratos, viagens, workshops e subsídios.
• Apoiar a preparação e formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reuniões.
• Garantir o arquivamento, o armazenamento e a organização adequados da documentação do projeto (eletrônica e física).
• Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre as tarefas atribuídas.
• Auxiliar na organização da logística para reuniões, workshops, conferências e eventos, incluindo providências relacionadas a viagens, acomodações e serviços de bufê.
• Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens para funcionários e parceiros, de acordo com as políticas e procedimentos aplicáveis.
• Manter contato com fornecedores e participantes sobre questões logísticas e acompanhar os preparativos de rotina.
• Manter contato e acompanhar especialistas no assunto e outros membros da equipe do projeto sobre os preparativos das atividades.
• Compilar e verificar a documentação de apoio, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e a administração de contratos.
• Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de compras e pagamentos para referência.
• Apoiar a manutenção de registros de transações administrativas e de compras.
• Solicitar e acompanhar os processos de aquisição e pagamento, conforme solicitado.
• Apoiar a organização de sessões de treinamento e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).
• Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas para apoiar a elaboração de relatórios e documentação.
• Contribuir para a manutenção de arquivos compartilhados de projetos e plataformas de colaboração.

Requirements

• Ensino médio (ou equivalente) com 4 anos de experiência relevante OU Graduação em Relações Internacionais, Serviço Social, Direito, Ciências Sociais, Desenvolvimento Sustentável, Economia ou áreas afins, com 0 anos de experiência relevante.
• Experiência relevante em gerenciamento de projetos ou áreas correlatas.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, G-Suite etc.) e sistemas de gestão baseados na web.
• Desejável: Experiência em organizações do sistema ONU e/ou instituições governamentais.
• Desejável: Experiência com atividades de compras, recursos humanos, gestão de licitações e viagens e/ou finanças.
• Desejável: Experiencia em atividades administrativas e/ou de gestão do conhecimento em políticas e ações de igualdade racial.
• Desejável: Experiência com atividades de gestão do conhecimento, gestão documental, repositório e sistemas de informação.
• Fluency in Portuguese required.
• Basic proficiency in English required.

Skills

• Project Management
• Administrative Support
• Procurement Management
• Human Resources Management
• Travel Management
• Finance Management
• Knowledge Management
• Document Management
• Computer Information Systems
• Web-based Management Systems
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Project Monitoring
• Reporting
• Logistics Management
• Policy Implementation
• Collaboration Tools

Languages

Portuguese, English