Assistente de Gestão de Projeto [CDESC]

The Assistente de Gestão de Projeto supports administrative transactions and operational processes to aid effective project implementation and monitoring. The role involves processing project documentation, logistical arrangements, procurement requests, and reporting tasks under routine supervision to ensure timely delivery in compliance with established procedures and guidelines.

Responsibilities

• Prestar apoio administrativo ao planejamento, implementação, monitoramento e elaboração de relatórios de projetos, em conformidade com as normas, regulamentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) aplicáveis.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento de projetos para monitorar entregas, contratos, viagens, workshops e subsídios.
• Apoiar a preparação e formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reuniões.
• Garantir o arquivamento, o armazenamento e a organização adequados da documentação do projeto (eletrônica e física).
• Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre as tarefas atribuídas.
• Auxiliar na organização da logística para reuniões, workshops, conferências e eventos, incluindo providências relacionadas a viagens, acomodações e serviços de bufê.
• Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens para funcionários e parceiros, de acordo com as políticas e procedimentos aplicáveis.
• Manter contato com fornecedores e participantes sobre questões logísticas e acompanhar os preparativos de rotina.
• Manter contato e acompanhar especialistas no assunto e outros membros da equipe do projeto sobre os preparativos das atividades.
• Compilar e verificar a documentação de apoio, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e a administração de contratos.
• Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de compras e pagamentos para referência.
• Apoiar a manutenção de registros de transações administrativas e de compras.
• Solicitar e acompanhar os processos de aquisição e pagamento, conforme solicitado.
• Apoiar a organização de sessões de treinamento e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).
• Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas para apoiar a elaboração de relatórios e documentação.
• Contribuir para a manutenção de arquivos compartilhados de projetos e plataformas de colaboração.

Requirements

• Ensino médio (ou equivalente) com 4 anos de experiência relevante OU Graduação em Ciências Sociais, Ciências Ambientais, Demografia, Gestão de Políticas Públicas, Arquitetura e Urbanismo, Geografia, Planejamento Territorial ou áreas correlatas com 0 anos de experiência relevante.
• Mestrado em Ciências Sociais, Ciências Ambientais, Demografia, Gestão de Políticas Públicas, Arquitetura e Urbanismo, Geografia, Planejamento Territorial ou áreas correlatas (desejável).
• Experiência relevante em gerenciamento de projetos ou áreas similares.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, G-Suite etc.) e sistemas de gestão baseados na web.
• Experiência em cartografia digital, análise espacial e processamento de dados geoespaciais em ambiente SIG (Sistema de Informações Geográficas) (desejável).
• Fluência em Português.
• Conhecimento básico de Inglês.

Skills

• Project Management
• Administrative Support
• Operational Processes
• Project Documentation
• Logistics Coordination
• Procurement Requests
• Reporting
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Web-based Management Systems
• Digital Cartography
• Spatial Analysis
• Geospatial Data Processing
• GIS

Languages

Portuguese, English