Assistente de Apoio à Gestão de Projetos [Crescer em Segurança]

O Assistente de Apoio à Gestão de Projetos apoiará a execução de transações e processos administrativos e operacionais para a implementação e o monitoramento efetivos dos projetos, contribuindo para entregas tempestivas, em conformidade com os procedimentos e as diretrizes estabelecidos.

Responsibilities

• Prestar apoio administrativo ao planejamento, à implementação, ao monitoramento e à elaboração de relatórios dos projetos, em conformidade com as normas, os regulamentos e os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) aplicáveis.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento de projetos para monitorar entregas, contratos, viagens, oficinas e subvenções (grants).
• Apoiar a preparação e a formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reunião.
• Assegurar o adequado arquivamento e a organização da documentação dos projetos (eletrônica e física).
• Participar de reuniões regulares de equipe e apresentar atualizações sobre as tarefas atribuídas.
• Auxiliar na organização da logística de reuniões, oficinas, conferências e eventos, incluindo providências de viagem, hospedagem e alimentação.
• Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens de pessoal e parceiros, em conformidade com as políticas e os procedimentos aplicáveis.
• Fazer a interlocução com fornecedores e participantes sobre questões logísticas e acompanhar as providências de rotina.
• Fazer a interlocução e o acompanhamento com especialistas e demais integrantes do projeto quanto à organização das atividades.
• Compilar e verificar documentação comprobatória, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e a administração de contratos.
• Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de aquisições e pagamentos para referência.
• Apoiar o registro e a guarda de documentos das transações administrativas e de aquisições.
• Solicitar e acompanhar processos de aquisições e pagamentos, conforme demandado.
• Apoiar a organização de sessões de capacitação e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e de Comunidades de Prática (CoPs).
• Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas para apoiar a elaboração de relatórios e a documentação.
• Contribuir para a manutenção de arquivos compartilhados do projeto e plataformas de colaboração.

Requirements

• Ensino médio (ou equivalente) com 4 anos de experiência relevante OU Graduação (ou equivalente) em Direito, Ciências Sociais ou áreas afins com 0 ano de experiência relevante.
• Experiência relevante em gestão de projetos ou áreas afins.
• Proficiência demonstrável no uso de ferramentas de colaboração e produtividade (ex.: MS Office, G-Suite etc.) e de sistemas de gestão baseados na web.
• Experiência na prestação de apoio técnico e administrativo a políticas públicas multissetoriais voltadas aos direitos de crianças e adolescentes, especialmente no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública ou de órgãos governamentais similares (desejável).
• Participação prévia na governança de projetos relacionados aos direitos de crianças e adolescentes, à prevenção da violência, à política sobre drogas e/ou à inclusão social, incluindo a organização de eventos de alto nível, a articulação interinstitucional e a elaboração de relatórios técnicos (desejável).
• Experiência em ambientes acadêmicos e/ou de pesquisa internacionais, com capacidade demonstrada de lidar com documentação complexa e colaborar com diversos atores em português, inglês e espanhol (desejável).

Skills

• Project Management
• Technical Support
• Administrative Support
• Public Policy Support
• Multisectoral Policy
• Child Rights Policies
• Violence Prevention Policy
• Social Inclusion Policy
• Event Organization
• Institutional Coordination
• Technical Report Preparation
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Web-based Management Systems
• Documentation Management
• Multilingual Collaboration

Languages

Portuguese, English, Spanish