Assistant(e) de Projet IFME

The Assistant(e) de Projet IFME will provide effective administrative, financial, and logistical management support for the IFME project under the supervision of the UNESCO Office in the Democratic Republic of the Congo. The role supports planning, administrative and financial follow-up, logistical organization of activities, and technical activity monitoring to ensure smooth project implementation.

Responsibilities

• Participer à la préparation du plan de travail annuel, des plans opérationnels et du calendrier des activités.
• Assurer le suivi administratif de la mise en œuvre des activités prévues.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi administratif et financier.
• Assurer le classement physique et électronique des documents du projet conformément aux procédures de l'UNESCO.
• Préparer les demandes d'engagement, de contrats et de paiements conformément aux procédures de l'UNESCO.
• Vérifier l'exhaustivité des pièces justificatives relatives aux contrats, missions, ateliers et prestations de services.
• Assurer le suivi de l'exécution des contrats jusqu'à leur clôture.
• Suivre la réception des biens et services et vérifier leur conformité avec les spécifications contractuelles.
• Assurer le suivi des paiements des consultants, fournisseurs et prestataires.
• Organiser les ateliers, formations, missions de supervision et réunions techniques du projet.
• Assurer les réservations de salles, hôtels, restauration, transports et équipements.
• Préparer les listes de participants, dossiers documentaires et supports logistiques.
• Organiser les déplacements du personnel, des consultants et des partenaires.
• Assurer le suivi administratif des activités de professionnalisation des Humanités Pédagogiques Rénovées et des Instituts de Formation aux Métiers de l'Enseignement.
• Appuyer l'organisation des activités relatives à la formation des formateurs, des enseignants et des directeurs d'école.
• Contribuer à la préparation des réunions des comités techniques et de pilotage.
• Assurer la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux des réunions.

Requirements

• Diplôme universitaire (Licence ou équivalent) en administration, gestion, comptabilité, management, sciences sociales, éducation ou domaine connexe.
• Expérience pertinente dans l'administration ou la gestion de projets de développement.
• Expérience dans l'organisation logistique d'ateliers, missions et formations.
• Une expérience dans un projet financé par des partenaires techniques et financiers (GPE, AFD, Banque mondiale, Union européenne ou Nations Unies) constitue un atout.
• Bonne maîtrise des procédures administratives et financières de l’UNESCO.
• Excellentes capacités d'organisation et de planification.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs activités.
• Maîtrise des outils Microsoft Office.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Bonnes aptitudes relationnelles et esprit d'équipe.
• Sens élevé de l'organisation, de la confidentialité et du respect des délais.
• Excellente maîtrise du français écrit et oral.
• Une bonne connaissance de l'anglais constitue un atout.

Skills

• Project Administration
• Project Management
• Development Project Management
• Logistics Coordination
• Workshop Organization
• Training Coordination
• Financial Procedures Support
• UNESCO Administrative Procedures
• Microsoft Office Suite
• Finance Management
• Planning and Scheduling
• Report Writing
• Multitasking
• Confidentiality Management
• Language Proficiency in French

Languages

French, English