Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère)

The Assistant Administrative and Financial Officer provides transversal support to administrative, budgetary, financial and logistical activities of the UNESCO Office in Brazzaville. The role ensures effective administrative and financial management in compliance with UNESCO procedures and supports the implementation of the Office's activities.

Responsibilities

• Assurer la gestion financière et budgétaire en préparant les estimations de coûts, en assurant le suivi des engagements, des dépenses et des paiements, en mettant à jour les tableaux de bord budgétaires et en contribuant à la préparation des rapports financiers.
• Assurer le traitement des paiements et le suivi des opérations financières en vérifiant les pièces justificatives, en préparant les demandes de paiement, en suivant les avances et les remboursements, et en veillant au respect des procédures financières de l'UNESCO.
• Appuyer les processus d'achats, de contractualisation et de gestion des fournisseurs en préparant les dossiers administratifs, en assurant le suivi des acquisitions de biens et services, des contrats, des livraisons et des paiements, conformément aux procédures applicables.
• Appuyer la préparation et le suivi des missions et voyages officiels en préparant les autorisations de mission, les estimations de coûts, les réservations, les remboursements de frais de mission et le suivi administratif des déplacements.
• Appuyer la gestion administrative des ressources humaines en contribuant au suivi administratif des recrutements, des contrats, des dossiers individuels, de l'intégration des nouveaux collaborateurs et de la mise à jour des informations relatives au personnel dans les systèmes institutionnels.
• Assurer le suivi administratif, la gestion documentaire et la production des rapports en mettant à jour les systèmes d'information, les tableaux de bord et les bases de données, en assurant le classement et l'archivage des dossiers, et en préparant les rapports administratifs, financiers et statistiques nécessaires au suivi des activités.
• Veiller au respect des procédures administratives et financières en apportant un appui aux équipes du Bureau sur les règles et procédures de l'UNESCO, en contribuant au contrôle interne, à la prévention des risques administratifs et financiers, et en exécutant toute autre tâche compatible avec les fonctions confiée par la hiérarchie.

Requirements

• Diplôme universitaire de niveau Bac+2 ou Bac+3 en comptabilité, finances, gestion, administration ou économie.
• Formation complémentaire en gestion financière, comptabilité ou administration des projets.
• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente dans les domaines de l'administration, de la comptabilité, des finances ou de la gestion budgétaire.
• Expérience dans le suivi budgétaire, le traitement des paiements, l'organisation des missions et la gestion administrative.
• Bonne connaissance des procédures administratives, financières et budgétaires.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à produire des tableaux de suivi et des rapports administratifs et financiers.
• Bonne aptitude à gérer les dossiers administratifs, les contrats et les achats.
• Connaissance d'un système ERP (SAP ou équivalent) constitue un atout.
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Expérience au sein d'une organisation internationale ou d'une agence des Nations Unies (souhaitée).
• Expérience de travail avec un progiciel de gestion intégré (ERP/SAP ou équivalent) (souhaitée).
• Expérience dans la gestion des contrats et des procédures d'achats (souhaitée).
• Intégrité et sens élevé de la confidentialité.
• Rigueur, organisation et souci du détail.
• Orientation vers les résultats et respect des délais.
• Esprit d'équipe et bonnes aptitudes relationnelles.
• Sens du service et orientation client.
• Initiative, autonomie et capacité à résoudre les problèmes.
• Flexibilité et aptitude à travailler sous pression.
• La connaissance pratique de l’anglais constitue un atout.

Skills

• Finance Management
• Budget Monitoring
• Payment Processing
• Administrative Management
• Contract Management
• Procurement Procedures
• ERP Systems
• SAP
• Microsoft Office Suite
• Excel
• Word
• Power Point
• Outlook
• Financial Reporting
• Administrative Reporting
• Project Administration
• Document Management
• Logistics Coordination

Languages

French, English