Assistant Archiviste

The Assistant Archiviste will provide operational support to the Records Management unit, focusing on assisting staff throughout their check-out procedures and supporting other archival activities as needed. The role involves managing document transfers, classification, and ensuring timely completion of check-out processes.

Responsibilities

• Accompagner les membres du personnel tout au long du processus de check-out conformément à la procédure en vigueur.
• Prendre contact avec les personnes concernées et leur rappeler les étapes du check-out pour les documents et les archives.
• Répondre à leurs demandes et apporter un accompagnement individuel lorsque nécessaire.
• Obtenir les éléments requis et valider le check-out dans les délais.
• Tenir à jour un tableau de suivi sur l’état d’avancement des check-out.
• Soutenir les autres activités de Records Management et d’archivage, notamment le transfert, tri et classement d’archives papier.
• Organiser et ranger les archives dans les différentes salles de conservation.
• Réaliser le récolement des fonds conservés.

Requirements

• Formation ou diplôme en archivistique ou en Records Management.
• Au moins une expérience professionnelle pertinente dans le domaine des archives, notamment dans le transfert et le classement des archives.
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise d’Excel.
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails.
• Bonnes qualités relationnelles et capacités de communication.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Capacité à effectuer occasionnellement des tâches physiques liées à la manipulation et au déplacement de boîtes et de documents d’archives.
• Maîtriser l’anglais et le français, à l’oral comme à l’écrit, et être capable d’assurer l’accompagnement des membres du personnel dans les deux langues.

Skills

• Archivistics
• Records Management Projects
• Document Transfer
• Archive Classification
• Excel
• Operational Support
• Bilingual Communication
• Physical Document Handling

Languages

English, French