Auxiliar de Proyecto

The Auxiliar de Proyecto provides administrative, documentary, and logistical support for efficient project implementation, ensuring timely compliance with UNDP administrative and operational procedures. The role supports daily project management, logistics for events, document control, asset management, and knowledge sharing within the project framework.

Responsibilities

• Brindar apoyo administrativo a la gestión diaria del proyecto, incluyendo la preparación de notas, memorandos, minutas, correspondencia y otros documentos administrativos.
• Preparar, organizar y tramitar la documentación administrativa requerida para la implementación del proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Apoyar en la gestión administrativa de consultorías, adquisiciones, contrataciones, viajes y otros procesos del proyecto, preparando y dando seguimiento a la documentación correspondiente.
• Apoyar en otras tareas administrativas que le sean asignadas para contribuir al adecuado funcionamiento del proyecto.
• Proveer apoyo logístico para la organización y desarrollo de reuniones, talleres, capacitaciones, foros, misiones y demás actividades del proyecto.
• Gestionar los requerimientos logísticos necesarios para la ejecución de las actividades, incluyendo la obtención de cotizaciones, reservas de transporte, coordinación con proveedores, preparación y distribución de materiales y apoyo operativo durante los eventos.
• Coordinar oportunamente los aspectos logísticos con las áreas y proveedores involucrados, de conformidad con los procedimientos institucionales.
• Organizar, mantener y actualizar los archivos físicos y electrónicos del proyecto, asegurando su integridad, disponibilidad y adecuada conservación.
• Gestionar las comunicaciones y el registro documental del proyecto, facilitando el acceso oportuno a la información por parte del equipo.
• Mantener actualizado el inventario de los equipos y bienes adquiridos por el proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Tramitar la transferencia de los activos del proyecto a las instituciones beneficiarias, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y la documentación requerida.
• Recopilar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.
• Recopilar, organizar y verificar la documentación e información de respaldo requerida para la elaboración de informes técnicos y administrativos del proyecto.
• Mantener actualizados los registros administrativos, bases de datos y demás sistemas de información del proyecto.
• Dar seguimiento administrativo al estado de los trámites y procesos internos del proyecto, informando oportunamente sobre su avance al/la Coordinador/a de Proyecto.
• Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto.
• Brindar apoyo a otras actividades de fortalecimiento de capacidades, incluyendo el diseño y la entrega de herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
• Brindar apoyo en la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional.
• Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional relacionadas con el trabajo del proyecto asignado.
• Realizar contribuciones valiosas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribución a los socios.
• Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Requirements

• Educación secundaria completa es requisito.
• Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración, pero no es un requisito.
• Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en gestión y asistencia de proyectos.
• Experiencia en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point).
• Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto (deseada).
• Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios (deseada).
• Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos (deseada).
• Experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas, organismos multilaterales y/o sector público (deseada).
• Experiencia en la gestión de personal y contratación de Recurso Humano (deseada).
• Fluidez en el idioma español es requerido.
• Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con permiso de trabajo vigente durante el periodo de contrato y residencia permanente en el país.

Skills

• Project Management Support
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Logistics Coordination
• Event Organization
• Procurement Procedures
• Administrative Procedures
• Document Control
• Asset Management
• Human Resources Management
• UNDP Operational Procedures

Languages

Spanish