ENGINEERING ASSISTANT, G6

The Engineering Assistant supervises and plans internal team activities related to plumbing, heating, ventilation, and air conditioning under the Plumbing & HVAC Sub-unit at the UN Office in Geneva. The role includes managing maintenance schedules, contract follow-up, logistics, and technical documentation to ensure efficient operation and maintenance of facilities.

Responsibilities

• Supervise et planifie les activités de l’équipe interne (rondes, dépannages, interventions).
• Organise et ajuste les plannings hebdomadaires et mensuels des permanences d’exploitation.
• Utilise la GMAO pour planifier, suivre et documenter les interventions, garantissant la fiabilité et la mise à jour des données.
• Contribue à l’élaboration des cahiers des charges techniques et rapports.
• Assure le suivi contractuel et budgétaire : SLA, KPI, délais, factures et paiements.
• Contrôle les performances des prestataires externes et assure le reporting.
• Gère les tâches administratives : autorisations d’accès, archivage, correspondances, rapports.
• Pilote la logistique du sous-groupe : gestion des stocks, commandes, suivi des livraisons et résolution des litiges.
• Fluidifie la communication avec les fournisseurs, prestataires et services internes.
• Remplace le Chef de sous-groupe en son absence et effectue d’autres tâches dans son domaine de compétence.
• Met en œuvre les programmes d’entretien périodique, en collaboration avec les prestataires externes si nécessaire.
• Encadre et planifie les interventions de maintenance, réparations, rénovations et mises en service des nouvelles installations.
• Pilote les améliorations ou transformations techniques liées à l’usure, aux besoins nouveaux ou aux évolutions technologiques.
• Contrôle la conformité des prestations de maintenance préventive et curative réalisées par les contractants.
• Assure l’archivage et la mise à jour de la documentation technique.
• Coordonne le suivi des interventions avec les autres sous-groupes, services internes et clients.
• Gère la planification des maintenances préventives et des dépannages via la GMAO.
• Consolide et archive les relevés et inspections techniques.
• Analyse et reporte les données collectées dans des dossiers partagés.
• Participe à la création et mise à jour des procédures d’exploitation, dépannage et maintenance.
• Collabore avec les mécaniciens pour résoudre les problèmes techniques.

Requirements

• Diplôme d’études secondaires accomplies ou équivalent.
• Formation en génie frigorifique est souhaitable.
• Au minimum 7 années d'expérience dans les domaines du chauffage, de la plomberie, de la mécanique et de la ventilation/climatisation sont obligatoires.
• Le nombre minimum d'années d'expérience est réduit à 5 pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle ou d'un niveau supérieur.
• Expérience dans la gestion des contrats de maintenance, planification et organisation des ressources et de suivi financier est requise.
• Expérience à différents niveaux de responsabilité dans la maintenance des installations thermiques, de la climatisation, d'installations frigorifiques et sanitaires d’un site complexe, tel qu’un grand bâtiment administratif, un centre de conférences ou un complexe institutionnel, est souhaitable.
• English and French are required at UN Level II for English and UN Level III for French in reading, writing, listening, and speaking.

Skills

• Heating Systems Maintenance
• Plumbing maintenance
• Mechanical Maintenance
• Ventilation Systems Maintenance
• Air Conditioning Maintenance
• Refrigeration Engineering
• Maintenance Contract Management
• Resource Planning
• Financial Monitoring
• Technical Documentation Production
• Maintenance Scheduling
• Facilities Management
• Team Supervision
• Logistics Coordination

Languages

English, French