Archivist Officer

The Archivist Officer will ensure and control long-term access to physical and digital information at the assigned base. They will be the guardian of archives, responsible for their conservation, dissemination, and enhancement, ensuring integrity and authenticity of archived documents, respecting provenance and original order, and preserving documents for continuous usability.

Responsibilities

• Garantir et contrôler l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté.
• Assurer l’intégrité et l’authenticité des documents archivés physiques et numériques.
• Respecter le principe de provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies.
• Préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables continuellement.
• Lire et comprendre clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l’archivage.
• Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
• Orienter les bureaux terrains sur les procédures d’archivage et s’assurer qu’ils s’alignent aux standards de SCI et des politiques des département et programmes.
• Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
• Coordonner la procédure de destruction des documents physiques.
• Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
• Participer au déploiement du système d’archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds pour ce qui est des programmes.
• Coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes suivant le système centralisé d’archivage électronique.
• Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager.
• Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base.
• Travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage.
• Travailler en étroite collaboration avec son manager et tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour répondre aux demandes d’archives.
• Vérifier et soumettre les demandes de paiement mobile avec les outils qui seront à sa disposition.
• S’assurer de l’archivage des dossiers et leur indexation après paiement.
• Donner son support aux audits internes et externes pour les évidences qui sont aux archives physiques ou numériques.

Requirements

• Avoir un diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent
• Avoir une expérience dans l’archivage serait un atout
• La connaissance de l’Anglais est un atout.
• Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation
• Avoir des connaissances attestées sur les outils Informatiques (word, exel, base de données, Sharepoint, réseau, internet, outlook, etc…tout autre logiciel important dans le cadre de travail de ONGIs)
• Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children.
• Avoir un esprit analytique, méthodique
• Etre patient, dynamique, à l’écoute, positif
• Etre capable de travailler en mode projet
• Etre professionnel
• Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles.
• Bonne maîtrise de la gestion de base des données, des logiciels de traitement de texte et tableur ;
• Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;
• Bonne connaissance de la langue française

Skills

• Document Management
• Archiving
• Data Management
• Database Management
• Word Processing
• Spreadsheet Management
• SharePoint Development
• Internet usage
• Outlook
• Project Work
• Stress Management
• Analytical Skills
• Methodical Approach
• Organizational Skills
• Teamwork
• Digital Information Preservation
• Physical Archive Conservation
• Networking Knowledge

Languages

French, English