Administrative Assistante

The Administrative Assistante supports the project in coordinating activities and overall administrative management. This role involves technical responsibilities with some supervisory duties, requiring high coordination skills and the ability to work in a team with minimal supervision.

Responsibilities

• Assurer l’accueil au niveau du bureau
• Réception et acheminement de document et classement de dossiers
• Préparation des correspondances en anglais et en français
• Responsable de la petite caisse.
• Gestion de la cafétéria de concert avec le Binational Project Coordinator.
• Gérer le stock de carburant.
• Superviser les cleaners-messengers et veiller à la propreté du bureau.
• Traitement et suivi des dossiers des employés auprès du département People & Culture (fiches de paie, contrats, calcul des heures supplémentaires, rapport de la cafétéria, gestion des demandes de lettre des employés, suivi des dossiers d’assurance des employés etc.)
• Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement et repas)
• Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées.
• Gestion des demandes Interne et externe
• Assurer le suivi des requêtes de paiement auprès de la comptabilité et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs.
• Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau.
• Effectuer des paiements mensuels pour les différents fournisseurs (Compagnies de sécurité, téléphone, électricité, eau, cabinet d’avocat etc.
• Assister le staff du projet dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres taches relevant de la gestion administrative.

Requirements

• Diplôme en secrétariat ou domaines connexes.
• Bonne Connaissance des procédures administratives
• Expérience professionnelle au moins de 2 années.
• Bonne Connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Connaissance de l’Anglais, l’espagnol un atout.
• Capacité de gestion des relations interpersonnelles
• Capacité de travailler en équipe, dans des conditions difficiles et de coordonner des tâches multiples
• Bonne capacité à servir les gens
• Dynamisme et forte motivation
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité dans le traitement des dossiers.
• Avoir beaucoup de tact.

Skills

• Administrative Procedures
• Secretarial Skills
• Word
• Excel
• Access
• Interpersonal Relations Management
• Team Coordination
• Confidentiality Management
• Task Coordination
• Project Support

Languages

French, English, Spanish