Grants Officer Niger Niamey

The Grants Officer based in Niamey supports the operational management of the grants portfolio in Niger, ensuring compliance with NRC procedures and donor requirements. The role involves daily monitoring of deadlines, organizing contributions, updating tools, and administrative support for partnerships under supervision.

Responsibilities

• Appliquer les politiques, procédures, outils et orientations NRC relatifs à la gestion des subventions, au PCM et aux partenariats.
• Maintenir des informations complètes et actualisées sur le portefeuille Niger, les échéances, les processus en cours et les documents requis.
• Appuyer la préparation des rapports bailleurs, des propositions et des modifications contractuelles en organisant les contributions et en effectuant les contrôles de premier niveau.
• Soutenir la préparation, la documentation et le suivi des Grant Opening Meetings, Grant Review Meetings et Grant Closure Meetings.
• Assurer le classement régulier des documents Grants et le contrôle de la complétude du Filing Tree conformément aux standards NRC.
• Apporter un appui administratif aux processus de partenariat confiés par le Grants Coordinator, dans le respect du manuel et des outils NRC.
• Collaborer avec les équipes Programme, Finance, Logistique, MEAL et Risk & Compliance et signaler rapidement les retards, incohérences ou risques identifiés.
• Accomplir toute autre tâche pertinente confiée par la hiérarchie, dans le respect du périmètre et du niveau de responsabilité du poste.
• Mettre à jour le Grants Tracker Niger, le calendrier de reporting, le calendrier PCM et le pipeline à partir des informations validées ; suivre les échéances internes et bailleurs ; préparer des rappels et signaler au Grants Manager les données manquantes, les retards et les points nécessitant une action.
• Préparer les rétroplannings des rapports assignés ; partager les canevas et instructions ; collecter, organiser et compiler les contributions des équipes et des partenaires ; vérifier leur complétude et leur conformité formelle ; intégrer les retours reçus et préparer le dossier pour la première revue du Grants Coordinator.
• Préparer les dossiers de travail et les rétroplannings ; diffuser les canevas et instructions aux contributeurs ; suivre la réception des contributions ; compiler les premières versions et vérifier la présence des annexes obligatoires ; appuyer la saisie et le téléchargement des documents dans les systèmes en ligne sous la coordination du Grants Manager.
• Tenir à jour le suivi des amendements et autres demandes de modification ; collecter les éléments justificatifs ; organiser les contributions Programme, Finance, Logistique et MEAL ; préparer les premières compilations et mettre à jour les outils après validation.
• Préparer et mettre à jour les rétroplannings des réunions PCM ; coordonner leur préparation administrative, notamment les invitations, agendas, supports, listes de participants et documents de référence ; participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ainsi que les matrices de points d'action.
• Partager les comptes rendus après validation et suivre les actions convenues avec les responsables concernés.
• Mettre à jour le calendrier PCM après chaque réunion, reprogrammation ou clôture d'action.
• Signaler au Grants Manager les actions en retard, les blocages et les documents manquants.
• Classer les accords, propositions, rapports, modifications, correspondances et documents PCM dans le Filing Tree ; effectuer des contrôles périodiques de complétude ; tenir une liste des pièces manquantes et assurer le suivi avec les départements responsables.
• Appuyer la préparation des packages de soumission et leur téléchargement dans les systèmes NRC ou bailleurs, sur instruction du Grants Coordinator ou de la Grants Manager ; vérifier que les versions finales validées et les accusés de réception sont correctement archivés.
• Utiliser les checklists applicables pour vérifier la complétude, le format, les dates, les annexes et les exigences administratives ; maintenir les principaux documents de référence bailleur ; soumettre au Grants Manager toute question d'interprétation ou de conformité.
• Organiser les réunions avec les partenaires et en rédiger les comptes rendus ; tenir à jour les informations confiées dans le Partnership Tracker ; collecter et classer les documents requis pour les évaluations, la due diligence, les accords et les amendements ; suivre les échéances et la réception des livrables prévus dans les accords, y compris les rapports des partenaires.
• Répondre aux demandes opérationnelles courantes relevant de son périmètre ; partager les canevas et outils validés ; contribuer aux inductions et sessions internes sur les calendriers, le PCM, le Filing Tree et les procédures de base de gestion des subventions.

Requirements

• Diplôme universitaire de niveau licence dans un domaine pertinent, notamment la gestion de projet, les sciences sociales, le développement, les relations internationales, la finance ou un domaine connexe.
• Deux à trois ans d'expérience pertinente en gestion de subventions, gestion de projet, partenariats ou appui programme au sein d'une ONG ou d'une agence des Nations Unies.
• Bonne compréhension du cycle de projet, du reporting, du développement de propositions et des exigences de conformité des bailleurs institutionnels.
• Expérience de travail avec des organisations partenaires nationales ou locales et connaissance de base des processus de partenariat.
• Capacité à organiser et compiler des contributions provenant de plusieurs départements, à contrôler la complétude des dossiers et à respecter des échéances simultanées.
• Très bonne capacité de rédaction et de synthèse en français ; une bonne maîtrise professionnelle de l'anglais constitue un atout.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Word et Excel, de SharePoint et des outils de gestion documentaire.
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie dans l'exécution des tâches assignées et capacité à signaler les difficultés en temps utile.
• Disponibilité pour effectuer des déplacements dans les zones d'intervention, conformément aux exigences du poste.
• Bonne connaissance du contexte humanitaire et institutionnel du Niger.
• Expérience de travail avec des équipes multidisciplinaires et des bureaux terrain dans des contextes complexes et volatils.
• Compréhension des enjeux de conformité, de redevabilité et de gestion des risques liés aux subventions et aux partenariats.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à maintenir des relations professionnelles constructives.

Skills

• Grant Management
• Project Management
• Partnership Management
• Proposal Development
• Donor Compliance
• Project Cycle Management
• Reporting
• Experience with NGOs
• Work with UN Agencies
• Partner Coordination
• Document Management
• MS Word
• MS Excel
• SharePoint Development
• Deadline Management
• French Writing
• English Language Proficiency
• Humanitarian Context Knowledge
• Risk Management
• Multidisciplinary Team Collaboration

Languages

French, English