Gestionnaire de Formation F/H

Le·la Gestionnaire de Formation est en charge de la gestion administrative des formations Terrain dont iel a la charge. Sous la responsabilité hiérarchique du·de la Responsable du Service Formation, il/elle administre les formations, organise les aspects logistiques, collabore avec différents départements et représente MSF auprès d'organismes externes.

Responsibilities

• Administrer les formations pour les participant·es (personnel expatrié et national) et les intervenant·es (internes et externes)
• Collecter, saisir et contrôler les éléments pour constituer les dossiers administratifs de formation : gestion des candidatures et des inscriptions, constitution des dossiers, mise à jour de la base de données RH
• Appliquer les procédures dans le respect de la législation internationale et en accord avec la politique de formation et les règles internes
• Organiser les arrivées/départs des participant·es (demandes de visa, billets d’avion/train), leurs hébergements (réservation des hôtels) et transmettre les informations
• S’assurer d’une bonne communication des personnes inscrites sur les terrains : convocations aux formations
• Faire le suivi administratif avec les Gestionnaires de Pool, les RH Cellules et les autres sections MSF du nombre de participant·es inscrits pour chaque session de formation
• Être le·la référent·e avec les participant·es sur les questions administratives et pratiques
• Être en support logistique aux Chargé·es de Formation pour la préparation en amont des formations : commande de repas et de pots, réservations d’hôtel
• Collaborer avec les départements, les terrains, les autres sections MSF et les centres de formation externes
• Agir en conseil et support auprès des collaborateur·rices sur l’inscription aux formations
• Contribuer au développement de la transversalité entre services, en particulier avec le Bureau des départs
• Représenter officiellement MSF auprès des Ambassades, de la Police Aux Frontières, des organismes externes et des prestataires de service
• Assurer les relations commerciales au nom de MSF (négociation des tarifs, des frais et participations aux évènements)
• Être responsable d’une caisse en lien avec le Service Comptable : évaluer, anticiper et assurer les besoins en trésorerie propre à chaque session de formation
• Effectuer les remboursements, distribuer/payer des per diem, tenir à jour l’outil comptable
• Réaliser des inventaires physiques
• Vérifier et valider les notes de frais, les factures et les refacturations avec le·la Chargé·e de Formation concerné·e
• Suivre les remboursements effectués et la gestion des relances
• Participer au suivi budgétaire
• Assurer le remplacement d’un·e autre gestionnaire en cas de courte absence
• Former les remplaçant·es aux procédures et aux méthodes de travail spécifiques
• Participer aux briefings des CoRH/admin/personnel développeur·euse avant leur départ en mission et des nouveaux·elles membres des autres services RH
• Réaliser un reporting de son activité auprès du·de la Responsable du Service Formation et tenir à jour les tableaux de bord
• Se tenir informé·e des évolutions de son domaine d’activité et mettre à jour les documents
• Être force de proposition sur les différents projets et contribuer à leur mise en place

Requirements

• Formation Bac + 2 ou équivalent, en administration, tourisme ou similaire
• Une expérience de 2 ans sur un poste similaire ou aux RH
• Une expérience sur le terrain à un poste d’administrateur·rice (CoRh, CoFiRh ou Admin confirmé) est un atout
• Français (C2) et Anglais courant (B2)
• Maitriser les compétences techniques de son emploi dans les domaines des RH et de la finance
• Maitriser Word et Excel
• Rigueur, être organisé·e, autonomie, forte capacité d’adaptation et d’anticipation
• Bon relationnel, sens du service, travail en équipe
• Bonne communication
• Qualités d’analyse et de synthèse
• Gestion des priorités et des urgences

Skills

• Human Resources Administration
• Training Administration
• Finance Administration
• Word
• Excel
• Administrative Coordination
• Logistics Organization
• Priority Management
• Urgency Management
• Analytical Skills
• Synthesis Skills
• Bilingual: English/French

Languages

French, English