Gestionnaire de Formation (CDI) F/H

Le·la Gestionnaire de Formation est en charge de la gestion administrative des formations Terrain dont iel a la charge. Sous la responsabilité hiérarchique du·de la Responsable du Service Formation, il/elle administre les formations, organise les aspects logistiques, collabore avec différents départements et représente MSF auprès d'organismes externes.

Responsibilities

• Administrer les formations pour les participant·es (personnel expatrié et national) et les intervenant·es (internes et externes)
• Collecter, saisir et contrôler les éléments pour constituer les dossiers administratifs de formation
• Appliquer les procédures dans le respect de la législation internationale et des règles internes
• Organiser les arrivées/départs des participant·es, leurs hébergements et transmettre les informations
• S’assurer d’une bonne communication des personnes inscrites sur les terrains
• Faire le suivi administratif avec les Gestionnaires de Pool, les RH Cellules et les autres sections MSF
• Etre le·la référent·e avec les participant·es sur les questions administratives et pratiques
• Etre en support logistique aux Chargé·es de Formation pour la préparation des formations
• Collaborer avec les départements, terrains, autres sections MSF et centres de formation externes
• Agir en conseil et support auprès des collaborateur·rices sur l’inscription aux formations
• Contribuer au développement de la transversalité entre services
• Représenter officiellement MSF auprès des Ambassades, Police Aux Frontières, organismes externes et prestataires de service
• Assurer les relations commerciales au nom de MSF
• Evaluer, anticiper et assurer les besoins en trésorerie propre à chaque session de formation
• Effectuer les remboursements, distribuer/payer des per diem, tenir à jour l’outil comptable
• Réaliser des inventaires physiques
• Vérifier et valider les notes de frais, factures et refacturations
• Suivre les remboursements et gestion des relances
• Participer au suivi budgétaire
• Assurer le remplacement d’un·e autre gestionnaire en cas d’absence
• Former les remplaçant·es aux procédures et méthodes de travail
• Participer aux briefings des CoRH/admin/personnel développeur·euse avant départ en mission
• Réaliser un reporting de son activité et tenir à jour les tableaux de bord
• Se tenir informé·e des évolutions de son domaine d’activité et mettre à jour les documents
• Etre force de proposition sur les projets et contribuer à leur mise en place

Requirements

• Formation Bac + 2 ou équivalent, en administration, tourisme ou similaire
• Une expérience de 2 ans sur un poste similaire ou aux RH
• Une expérience dans l'associatif et/ou dans l'humanitaire sur un poste similaire ou aux RH est exigée
• Une expérience sur le terrain à un poste d’administrateur·rice (CoRh, CoFiRh ou Admin confirmé) est un atout
• Français (C2) et Anglais courant (B2)
• Maitriser les compétences techniques de son emploi dans les domaines des RH et de la finance
• Maitriser Word et Excel
• Rigueur, être organisé·e, autonomie, forte capacité d’adaptation et d’anticipation
• Bon relationnel, sens du service, travail en équipe
• Bonne communication
• Qualités d’analyse et de synthèse
• Gestion des priorités et des urgences

Skills

• Human Resources Administration
• Training Management
• Administrative Coordination
• Finance Management
• Field Administration
• Word
• Excel
• Language Proficiency in French
• English Language Proficiency
• Priority Management
• Urgency Management
• Analytical Skills
• Synthesis Skills
• Organizational Skills
• Autonomy
• Adaptability
• Communications Skills
• Stakeholder Collaboration

Languages

French, English