Asociado de Apoyo a la Gestión de Proyectos

El/La Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos apoyará la gestión integral de los memorandos de acuerdos del Programa de Desarrollo Alternativo, asegurando la correcta ejecución administrativa y financiera, el seguimiento de compromisos, la consolidación de información en bases de datos y sistemas, y la generación de alertas tempranas para la toma de decisiones. El rol contribuye al fortalecimiento de procesos estandarizados, al cumplimiento de lineamientos institucionales y a la eficiencia operativa del programa, impactando directamente en la implementación efectiva y el logro de los objetivos estratégicos del mismo.

Responsibilities

• Garantizar la correcta administración, seguimiento y cierre de los memorandos de acuerdos con socios implementadores, asegurando cumplimiento de los estándares administrativos y financieros de Naciones Unidas.
• Gestionar el diseño, implementación y estandarización de herramientas, bases de datos y metodologías que optimicen los procesos administrativos, financieros y operativos del programa.
• Generar alertas tempranas, consolidar información y elaborar reportes estratégicos que faciliten la toma de decisiones y aseguren el cumplimiento de metas técnicas y financieras del programa.
• Facilitar la interacción entre las Unidades Temáticas y Oficinas Territoriales del programa, socios implementadores y áreas de apoyo de la oficina, mediante el acompañamiento, la organización de reuniones y talleres, y la entrega oportuna de información.
• Apoyar la supervisión en la identificación de riesgos a través de metodologías de evaluación de Implementing Partner para generar alertas tempranas y mitigar riesgos.
• Acompañar a las organizaciones en el registro e inscripción en el portal UNPP incluyendo el módulo de Prevención de la explotación y abuso sexual (PEAS).
• Gestionar herramientas para seguimiento a la implementación de planes de mejora a las políticas PEAS de las organizaciones con Memorandos de Acuerdo.
• Revisar y gestionar formatos de creación para nuevos socios implementadores de Memorandos de Acuerdo.
• Actualizar documentos asociados a la gestión de Memorandos de Acuerdo conforme a necesidades y normas de Naciones Unidas.
• Radicar solicitudes de nuevos Memorandos de Acuerdos y otrosíes a la Unidad de Cooperación y Asuntos Jurídicos previa validación.
• Radicar solicitudes de desembolsos, informes trimestrales y cierres de Memorandos de Acuerdo ante área financiera.
• Realizar trámites administrativos y financieros en UMOJA II relacionados con expense reports y payment requests.
• Apoyar seguimiento a la ejecución financiera de socios implementadores, emitiendo alertas tempranas.
• Construir, administrar, implementar, controlar y hacer seguimiento de información en bases de datos, aplicaciones y sistemas de información relacionados con Memorandos de Acuerdo.
• Cargar y gestionar información y documentos en el programa GESTIONA asegurando cumplimiento de tiempos.
• Generar reportes del estado de procesos para Unidades de Apoyo y Unidades temáticas del Programa.
• Contribuir en diseño e implementación de herramientas para fortalecimiento y estandarización de procesos administrativos, financieros y operativos.
• Apoyar revisión de documentos anexos de Memorandos de Acuerdo asegurando cumplimiento de normas.
• Apoyar consolidación y revisión de documentos de cierre de Memorandos de Acuerdo para garantizar calidad y completitud.
• Apoyar logística de reuniones, talleres, eventos y espacios de articulación de la Unidad de Memorandos de Acuerdo.
• Elaborar actas, ayudas de memoria y otros instrumentos de reuniones o espacios de articulación.
• Organizar y actualizar carpetas y documentos soporte de procesos de Memorandos de Acuerdo manteniendo archivo digital actualizado.
• Apoyar entrega oportuna y de calidad de información de Memorandos de Acuerdo a diferentes áreas de apoyo.
• Apoyar elaboración y presentación de informes de avances, novedades, indicadores e informes consolidados de Memorandos de Acuerdo.
• Efectuar misiones de campo siguiendo protocolos del Sistema de Naciones Unidas.
• Realizar otras actividades relacionadas con su área de especialidad solicitadas por supervisor o delegado.

Requirements

• Finalización de la educación secundaria con 6 años de experiencia O Título profesional en Administración de Empresas, Finanzas, Economía o áreas afines con 2 años de experiencia relevante.
• Experiencia relevante en gestión de proyectos, actividades operativas o administrativas con organizaciones de cooperación internacional y entidades gubernamentales, con énfasis en la administración y seguimiento de acuerdos con socios implementadores, monitoreo de riesgos, manejo de bases de datos y mejora y estandarización de procesos.
• Manejo del paquete de Office con excelentes capacidades para desarrollar trabajos en Word, Excel y Power Point.
• Fluidez en español.

Skills

• Project Management
• Operational Management
• Administrative Management
• Agreement Management
• Risk monitoring
• Database Management
• Process Improvement
• Process Standardization
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint

Languages

Spanish