Assistant(e) Archiviste

The Assistant Archivist supports the improvement of the archiving system at Save the Children Côte d’Ivoire Country Office by assisting in physical archiving and digitization of essential documents. The role involves working closely with finance staff, supporting audits, and ensuring proper document management and security.

Responsibilities

• Contribuer à l’archivage physique des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet.
• Contribuer à la numérisation des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet.
• Travailler avec le staff Finance pour une compréhension commune de l’objectif du système d’archivage.
• Apporter un appui aux staffs dans la recherche des documents en interne et lors des audits.
• Orienter les auditeurs au cours des différents audits.
• Apporter un appui aux partenaires de Save the Children pour améliorer leur système d’archivage.
• Faire des versements mensuels des documents pour leur archivage auprès des services producteurs.
• Procéder à l’analyse, tri et classement des documents à archiver.
• Classer les documents selon le cadre de classement préétabli.
• Ranger les documents sur les rayonnages en suivant l’ordre de rangement pour faciliter les recherches.
• Effectuer les mises à jour régulières du tableau de gestion des archives.
• Assister les staffs dans le rangement et l’organisation de leurs archives au sein de leurs bureaux.
• Renforcer la capacité des staffs sur le préarchivage des documents.
• Faire le suivi régulier des documents lors des audits ou pendant les consultations en interne.
• Assurer la sécurité et l’intégrité du fonds documentaire mis à sa disposition dans la salle d’archives.
• Maintenir le répertoire des archives à jour.
• Fournir une assistance aux staffs en matière d’archivage dans leurs bureaux.
• Assurer l’entretien du scanner de numérisation mis à sa disposition.
• Assurer une meilleure conservation et adaptée des documents archivés.
• Assurer les conditions optimales de conservation des documents aux normes conventionnelles.
• Faire des propositions en vue d’améliorer le système d’archivage existant.
• Effectuer toute autre tâche en lien avec son domaine.

Requirements

• Diplôme universitaire BAC+2/3 en Sciences de l’Information Documentaire Option Archivistique ou équivalent.
• Comprendre le rôle d’Archiviste dans les programmes humanitaires et de développement.
• La nationalité ivoirienne est requise.
• Minimum 01 à 03 ans d’expériences en archivistique.
• Excellentes compétences organisationnelles et méthodiques.
• Parlant, écrivant et lisant le français très couramment.
• Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels comme Word, Excel, Powerpoint, Win Isis…
• La connaissance de l’anglais serait un atout.
• Capacité d’analyse.
• Capacité reconnue à prioriser les tâches.
• Capacité de synthèse écrite et orale.
• Flexible.
• Connaissance en Droits de l'Enfant (désirable).
• Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels (désirable).

Skills

• Archivistics
• Document Management
• Physical Archiving
• Digitalization
• Audit Support
• Organizational Skills
• Methodical Work
• Language Proficiency in French
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Win Isis
• Task Prioritization
• Analytical Skills
• Written Synthesis
• Oral Synthesis

Languages

French, English