Finance Technical Assistant DR Congo Sud Kivu

The Finance Technical Assistant supports the financial management of the organization by ensuring payment processing, collaboration with program and support teams, and compliance with internal procedures. The role ensures proper execution of daily financial operations and contributes to the transparency and reliability of accounting data.

Responsibilities

• Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
• Assiste dans la mise en œuvre de la fonction Administrative conformément au plan d'action de la mission.
• En collaboration avec la HR/Admin Officer, il s'assure de l'archivage correct des documents administratifs en dur et en électronique sur filing tree dans le respect du modèle de classement mis en place.
• Fait preuve de maturité dans son travail, propose des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative/RH dans le Sous-Bureau du sud-Kivu.
• Contribue à la bonne gestion des activités administratives/HR dans le Sous-Bureau du sud-Kivu.
• Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités administratives sur demande de la hiérarchie.
• Est responsable de la réception et de l’expédition du courrier interne/externe au niveau du Sous-Bureau du sud-Kivu, s’assure de la distribution du courrier reçu et tient à jour un registre de suivi ;
• Est responsable de toutes les réservations de billets Bateau pour tous les mouvements/voyages pour le personnel de NRC au Sud-Kivu;
• Prépare la synthèse des mouvements de voyage mensuel et soumet à la HR/Admin Officer pour suivi ;
• Prépare la synthèse des factures de vol mensuel et soumet à la HR/Admin Officer pour suivi jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance;
• Est responsable de l’archivage (en dur et électronique) de tous les documents administratifs (baux, conventions médicales et autres contrats liées aux activités administratives) ; mais aussi, l’archivage (en dur et électronique) de toutes les factures des partenaires et les preuves de paiement y afférentes ;
• Est le point focal pour les relations avec la CNSS (enrôlement, paiement cotisations, etc) ;
• Apporte un support dans le processus de recrutement de la main d’oeuvre occasionnelle (publication, collecte des dossiers, organisation de tests ecrits et interviews);
• Constitue le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassure que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist de NRC ;
• Se rassure que chaque nouvel employé au Sud-Kivu a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier;
• Tient et met à jour de manière permanente les dossiers du personnel du Sous-Bureau du Sud-Kivu;
• S’assure que l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Sous-Bureau du Sud-Kivu est bien fait;
• Fait le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et transmet mensuellement le tracker à jour à la HR/Admin Officer pour vérification ;
• Assure une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et preuves de paiements ;
• Fait signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Sous-Bureau du Sud-Kivu et les archive conformément aux directives données;
• Met à jour et fait le suivi des timesheets du personnel national du Sous-Bureau du Sud-Kivu ;
• Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;
• Effectue toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique.

Requirements

• Disposer d’un Diplôme universitaire dans les domaines de l’Economie, Finance, Gestion et/ou autres domaines similaires.
• Une connaissance pratique dans les fonctions support dans un contexte humanitaire serait un atout non négligeable.
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/Word) serait un atout majeur.
• Anglais un atout.
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur
• Maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral

Skills

• Finance Management
• Payment Processing
• Accounting Data Management
• Internal Procedures Compliance
• Humanitarian Support Functions
• Labor Legislation Knowledge
• Excel
• Word

Languages

French, English