Auxiliar Administrativo/a

The Auxiliar Administrativo/a provides a variety of routine operational support tasks ensuring effective assistance to staff. Under direct supervision, the role supports administrative functions including correspondence management, travel arrangements, event organization, procurement processes, petty cash management, and supplier payment follow-up.

Responsibilities

• Recopilar, ordenar y distribuir correspondencia, informes y otros materiales para atender las necesidades del personal en los plazos establecidos.
• Responder a las consultas ordinarias recibidas o remitirlas, cuando sea apropiado, a las instancias superiores, para prestar un servicio oportuno y esmerado a los clientes.
• Corregir documentos escritos, como informes y correspondencia estándar, para contribuir a la exactitud de la información escrita elaborada por el personal.
• Llevar a cabo, cuando se requiera, un conjunto de actividades ordinarias de apoyo operativo para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales.
• Hacer preparativos de viaje y ayudar a organizar eventos, entre otros menesteres, para ayudar al personal a trabajar con eficacia.
• Apoyar en la Realización de los procesos competitivos para la contratación de bienes y servicios, custodia y administración de acuerdo con los procedimientos establecidos por el PMA y el adecuado registro de estas en el sistema WINGS.
• Gestionar la caja menor de la oficina garantizando su uso transparente y correcto, registrar los gastos administrativos de caja menor en la plataforma del Self-Service, provisiones, GR/SES.
• Realizar seguimiento en ITS del pago a proveedores.

Requirements

• Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico o Tecnólogo en ciencias administrativas, contables o afines.
• Tres (3) años mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.
• Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
• Conocimiento de las tareas y los métodos estandarizados de apoyo operativo.
• Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Excel, Word.
• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
• Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.
• Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.
• Fluidez en español

Skills

• Administrative Support
• Office Equipment Operation
• Standard Office Software
• MS Excel
• MS Word
• Data Accuracy
• Operational Support Methods
• Correspondence Management
• Travel Arrangements
• Event Organization
• Procurement Procedures
• Petty Cash Management
• Supplier Payment Follow-up

Languages

Spanish