Administration Clerk

The Administration Clerk will provide administrative and operational support to ensure proper documentation follow-up, organization of information, and coordination of activities related to the implementation of biomedical equipment components in a national health project in Peru. The role involves working closely with multidisciplinary teams under international standards of quality, transparency, and efficiency.

Responsibilities

• Brindar apoyo al equipo de adquisiciones en consultas puntuales requeridas en la evaluación de los procesos de licitación relacionados a equipamiento.
• Realizar seguimiento a los documentos vinculados al componente de Equipamiento del proyecto (comunicaciones, actas de entregas, garantías técnicas, plan de mantenimiento, registros sanitarios, manual de uso y operación, informes de pre-inspección, entre otros.), en forma oportuna, segura y eficiente; así como apoyar en manejo de sistemas para la gestión documentaria referente a la información de archivos digitales y físicos.
• Brindar soporte operativo en herramientas y app desarrolladas para el proyecto.
• Brindar apoyo en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
• Apoyar en la documentación de los procesos que solicite el equipo técnico del proyecto, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
• Mantener una comunicación adecuada y fluida a nivel interno del equipo de proyecto.
• Apoyar al equipo de proyecto en la preparación logística y operativa de reuniones internas, externas con diferentes asociados, presentaciones y/o misiones nacionales; durante todo el ciclo de vida del proyecto.
• Apoyo en la preparación (edición de forma, impresión) de los informes de proyectos, redacción de correspondencia.
• Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por su supervisor.

Requirements

• Educación secundaria completa (o equivalente) con 3 años de experiencia relevante; o bien, Técnico en Ingeniería Biomédica, Ingeniería Electrónica, etc., o carreras afines con 1 año de experiencia relevante.
• Será valorado: El título universitario de bachiller (o equivalente) en Ingeniería Biomédica, Ingeniería Electrónica, etc., o en carreras afines.
• Se requiere entre 01 a 03 años de experiencia (dependiendo del grado académico) en puestos similares brindando apoyo técnico-administrativo en gestión de proyectos de salud, programas de mantenimiento de equipos biomédicos.
• Se requiere experiencia en manejo en paquetes Google.
• Se valorará experiencia en proyectos de atención prehospitalaria y equipamiento biomédico.
• Se valorará positivamente la experiencia laboral en oficinas del Sistema de Naciones Unidas.
• Spanish fluent required.
• English basic desirable.

Skills

• Technical-administrative support
• Project Management Support
• Medical Equipment Maintenance
• Google Workspace
• Health Projects Coordination
• Documentation Management
• Information Organization
• Multidisciplinary Team Collaboration

Languages

Spanish, English