Procurement Advisor - Quality and Risk Management

The Procurement Advisor provides strategic advice and efficient management of procurement processes to ensure best value for money and a competitive, fair, and transparent process in line with UNOPS regulations. The role includes developing operational strategies, managing procurement processes, overseeing procurement teams, and promoting knowledge sharing within the Central Africa Multi-Country Office (CAMCO).

Responsibilities

• Conseiller et guider sur l’intégration et la mise en œuvre stratégique des processus d’approvisionnement au sein de CAMCO en conformité aux règles, réglementations et politiques de l'UNOPS.
• Mettre en place une approche harmonisée de l’approvisionnement dans l'ensemble des programmes et projets sous la responsabilité de CAMCO.
• Définir et promouvoir des pratiques et procédures standardisées en matière d'approvisionnement au sein du MCO.
• Développer des Procédures Opérationnelles Standardisées (SOPs), des outils et des directives pertinentes répondant aux besoins évolutifs du MCO.
• Mettre en place des procédures et des lignes directrices intégrant des initiatives de durabilité, de diversité, d’inclusion et de genre.
• Assurer la gestion des différentes parties prenantes en vue de rester informé de leurs besoins et utiliser leurs retours pour planifier et prioriser les initiatives d’approvisionnement.
• Fournir des conseils stratégiques sur la conception des appels d’offres et la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du MCO.
• Développer et mettre en œuvre un cadre de surveillance et de gestion des risques efficace pour les activités d’approvisionnement du MCO en collaboration avec les partenaires du siège.
• Renforcer la performance de la fonction des achats et améliorer en continu les bonnes pratiques en collaboration avec PCG et PG.
• Planifier, développer et gérer les activités de passation de marchés publics du portefeuille du MCO de manière à assurer des services de qualité garantissant la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes et projets.
• Analyser les requêtes/demandes de marchés publics complexes et/ou critiques, déterminer les stratégies et approches appropriées en matière de marchés publics afin de servir au mieux les intérêts de l'institution, et veiller à leur mise en œuvre.
• Superviser, encadrer et guider la gestion des processus de passation des marchés publics, conformément aux directives établies.
• Mettre en place un mécanisme d’assurance qualité des dossiers, de renforcement de la qualité des soumissions pour approbation et appui lors de la revue par les comités.
• Diriger ou guider les processus de négociation et/ou de résiliation des contrats.
• Définir et suivre des indicateurs de performance clés (KPI) en collaboration avec la Direction et en alignement avec les attentes des clients internes et externes.
• Concevoir des modèles, des outils (ex. checklists) et des cartographies de processus facilitant la conformité aux règles et régulations institutionnelles.
• Suivre les évolutions des politiques de passation des marchés et assurer leur compréhension et application par les équipes pays.
• Développer des stratégies visant à renforcer la gestion par catégorie, selon le portefeuille consolidé du MCO.
• Identifier et guider sur les expertises requises pour une mise en œuvre efficace des stratégies de passation des marchés.
• Superviser le développement et la gestion des répertoires de fournisseurs, ainsi que les mécanismes de sélection, d’évaluation et de mesure de la performance.
• Diriger les efforts du MCO pour étendre son répertoire d’organisations préqualifiées dans des domaines émergents et ayant un intérêt pour le MCO.
• Mettre en place un mécanisme de suivi consolidé des activités de passation de marchés du MCO.
• Assurer la gestion, le suivi et le respect de l’utilisation des outils de suivi globaux pour générer des tableaux de bord clés sur les achats du MCO.
• Organiser des formations pour le personnel des opérations et des projets sur les marchés publics et les subventions.
• Identifier, codifier et promouvoir les meilleures pratiques et leçons apprises.
• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Analyser les lacunes des offres/requêtes de propositions et organiser des formations pour les fournisseurs afin d’améliorer leur compétence et compétition.
• Organiser les activités de partage des connaissances et participer aux communautés de pratique pertinentes.
• Superviser et coordonner le travail de l'ensemble de l’équipe d’approvisionnement en veillant au respect du calendrier et à la qualité de toutes les transactions.
• Superviser et motiver l'équipe de l’unité d’approvisionnements.
• Suivre la qualité et l'efficacité des résultats, avec des feedbacks réguliers.
• Encourager l’autonomie et la responsabilisation des membres de l'équipe.
• Veiller à ce que les évaluations des performances soient menées de manière équitable, précise et opportune.
• Promouvoir le travail d'équipe, la collaboration et la diversité en fournissant aux membres de l'équipe des orientations, des objectifs et des conseils clairs afin de lui permettre de s'acquitter de ses tâches de manière responsable, efficace et efficiente.
• Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient respectées.
• Créer, encourager et donner l'exemple d'une culture de respect et de tolérance zéro à l'égard de la discrimination, de l'abus d'autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l'exploitation et des abus sexuels.
• Partager et faciliter les opportunités de développement professionnel par des formations (ex. CIPS, Prince2 Practitioner, P3O Foundation) et des missions de terrain.

Requirements

• Master en gestion des achats et/ou de la chaîne d'approvisionnement et/ou commerce, administration des affaires, administration publique, finance, économie ou dans un domaine connexe est requis.
• Une licence en gestion des achats et/ou de la chaîne d'approvisionnement, et/ou commerce, administration des affaires, administration publique, finance, économie ou dans un domaine connexe combiné à deux années supplémentaires d'expérience pertinente peut être acceptée en lieu et place du diplôme de master.
• Expérience en opération/gestion d’approvisionnement à l’échelle nationale ou internationale requise.
• Minimum de 7 ans d'expérience (ou plus selon les titres universitaires) dans le domaine des achats et de la chaîne d'approvisionnement, de préférence au sein d'institutions financières gouvernementales ou internationales, d'agences des Nations Unies ou d'autres organisations internationales de développement est requis.
• Une expérience d’au moins 3 ans dans la supervision d'équipe est requise.
• Une expérience en conseil stratégique à la direction requise.
• Une expérience en gestion de subventions souhaitée.
• French and English fluency required.

Skills

• Procurement Management
• Supply Chain Management
• Strategic Procurement Advice
• Team Supervision
• Grant Management
• Operational Strategy
• Procurement Compliance
• Risk Management
• Knowledge Sharing
• International Procurement
• French Language
• English Language

Languages

French, English