Senior Logistics Officer

The Senior Logistics Officer is a key position ensuring quality and efficiency in program implementation in South Kivu. The role oversees procurement, logistics, stock management, asset management, and vehicle fleet management, supervising one Logistics Officer and reporting directly to the project manager.

Responsibilities

• Centraliser et traiter les demandes d’achat (PIF) des services et des biens approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra)
• Préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds
• Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs
• Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser avec les fournisseurs
• Informer les départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat
• Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance
• Assurer la création et l’archivage systématique des dossiers d’achat sous Box (Docutrail)
• Assurer le paiement en temps des fournisseurs
• Clôturer convenablement toutes les commandes dans Integra
• Assurer la conformité des dossiers fournisseurs avec les diligences raisonnables obligatoires
• Lancer et conduire les études du marché avant les processus d’appel d’offre
• Tenir et actualiser la liste des fournisseurs et des prix issus des études du marché
• Elaborer le planning des déplacements et affecter les voitures selon les besoins
• Assurer le ravitaillement en carburant des véhicules
• Suivre les consommations moyennes en carburant et tenir un registre des documents des voitures
• Assurer le suivi des maintenances des voitures selon le cycle ABACA
• Tenir un registre des coûts de fonctionnement des voitures
• Remonter les informations sur les pannes et s’assurer des réparations dans les délais
• Assurer la présence des kits de secours et équipements dans les véhicules
• Superviser les chauffeurs, leurs objectifs, évaluations, congés et rotations
• Faire un état des lieux mensuel des assets du projet avec le Ware House officer
• Approuver les stocks tampons et s’assurer de la gestion conforme des stocks médicaux
• Superviser la destruction des stocks expirés selon les procédures
• Superviser le comptage cyclique des inventaires et la réconciliation
• Revoir et approuver les rapports de comptage et justifier les écarts
• S’assurer que tous les actifs sont couverts par une assurance valide
• Gérer la maintenance des bâtiments et l’administration du bureau
• Maintenir et réconcilier la petite caisse
• Traiter les problèmes de maintenance des structures bâtiments en temps
• Superviser, coacher et évaluer la performance du/de la Logistics Officer
• Assurer le renforcement des capacités du/de la Logistics Officer et autres membres du staff
• Organiser et animer des réunions régulières de coordination Supply Chain
• Suppléer le/la Logistics Officer en cas d’absence et représenter le département Supply Chain

Requirements

• Diplôme de graduat (bac +3) dans les domaines de la chaîne logistique, de la logistique, de l'administration d'entreprise ou dans un domaine connexe
• 2 à 3 ans d'expérience professionnelle en logistique et de préférence dans une ONG internationale
• Aptitudes linguistiques : français obligatoire ; bon niveau d'anglais requis
• Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français
• Bonnes capacités communicationnelles en Swahili
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Capacité à travailler en équipe et de fois sous pression, sens des responsabilités, sens de l’organisation sens de la discrétion et de la confidentialité
• Intégrité, honnêteté, franchise
• Faire preuve d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles
• Engagement à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion

Skills

• Logistics Management
• Procurement
• Supply Chain Management
• Stock Management
• Asset Management
• Fleet Management Software
• MS Excel
• MS Word
• MS PowerPoint
• Report Writing
• French Language
• English Language
• Kiswahili Language
• Program Implementation
• Team Supervision
• Cultural Sensitivity
• Confidentiality Management
• Policy Compliance

Languages

French, English, Swahili