Senior HR Officer

The Senior HR Officer will manage daily human resources operations for the Kinshasa office and sub-offices in the Western Zone, ensuring compliance with IRC HR standards and local labor laws. The role includes strategic coordination of HR activities, legal compliance, recruitment, payroll management, performance management, staff care, and team supervision.

Responsibilities

• Coordination et pilotage stratégique du département RH — Zone Ouest.
• Assurer la gestion des Ressources Humaines du bureau de Kinshasa.
• Apporter un appui technique au/à la Chief of Party du projet STAR RDC dans la prise de décisions relatives à la gestion des Ressources Humaines pour l'ensemble de la Zone Ouest du projet.
• S'assurer que le département RH répond aux besoins du programme et de l'ensemble du personnel affecté dans sa zone de supervision.
• Assurer la mise en œuvre des décisions, politiques et procédures RH, et veiller à leur respect par le personnel ainsi que par les tiers.
• Veiller à la conformité des activités aux dispositions légales et réglementaires en vigueur dans les zones de mise en œuvre, et assurer le rôle de point focal entre IRC et les services publics compétents.
• Veiller au respect des dispositions légales en matière de travail ainsi qu'à l'application du règlement d'entreprise d'IRC.
• Veiller à l'exécution de l'ensemble des formalités administratives liées au recrutement et à la fin de contrat du personnel basé dans sa province, auprès des services de l'État concernés (Office National de l'Emploi, CNSS, Inspection du Travail).
• Participer aux actions de recrutement du personnel de sa zone, en conformité avec les procédures internes, depuis l'expression du besoin jusqu'à l'embauche, en utilisant l'outil Workday.
• Superviser la bonne tenue et la mise à jour des dossiers physiques du personnel, et s'assurer que l'archivage électronique des dossiers RH est tenu à jour dans Box et sur Workday.
• Assurer le suivi de remplissage et d’archivage des Time sheets des equipes sous sa zone de couverture.
• Veiller au respect des délais relatifs aux différentes notifications destinées aux employés (fin de période d'essai, ancienneté, renouvellement et fin de contrat, etc.).
• Mettre en place un plan d'induction effectif pour les nouveaux employés, et s'assurer de la participation de l'ensemble des départements à sa mise en œuvre, dans un délai maximum de deux semaines à compter de l'arrivée du nouvel employé.
• S'assurer que les informations et documents nécessaires au calcul des salaires reflètent fidèlement la réalité et sont transmis dans les délais requis, et contribuer à la vérification des états de salaire mensuels avant leur approbation par la coordination du département Personnel et Culture.
• Coordonner les activités relatives à la gestion de la performance et au développement du personnel, en veillant à ce que le processus soit compris et correctement suivi par l'ensemble des employés.
• Élaborer un plan de suivi des formations obligatoires pour sa zone, assorti d'un chronogramme, afin d'en garantir la bonne exécution.
• Accompagner les employés de sa zone dans l'utilisation des systèmes en ligne (RescueNet, Kaya, etc.), notamment en facilitant le suivi des formations en ligne obligatoires, l'enregistrement des données, la résolution des problèmes d'accès ou d'utilisation, ainsi que le suivi des activités quotidiennes et mensuelles.
• Veiller à une prise en charge médicale adéquate du personnel de sa zone et mettre en œuvre les activités de Staff Care visant à renforcer le bien-être, l'engagement et l'efficacité du personnel.
• Superviser le cycle de gestion du personnel occasionnel, des consultants et des contractants, ainsi que des contrats et conventions des partenaires en lien avec le département P&C.
• S'impliquer activement dans la prévention et la résolution des litiges, incompréhensions ou différends susceptibles de naître de la gestion quotidienne des activités RH.
• Entretenir une collaboration étroite avec les délégués du personnel et les groupes de femmes au travail, en vue d'améliorer les conditions de travail des employés de sa zone de supervision.
• Assurer une supervision efficace du personnel placé sous sa responsabilité, en lui apportant l'appui nécessaire à la mise en œuvre de ses activités et à son épanouissement professionnel.
• Transmettre périodiquement au/à la Directeur(trice) Adjoint(e) Personnel et Culture un rapport des activités Ressources Humaines.

Requirements

• Diplôme de licence en droit, sciences économiques, gestion, administration ou tout domaine connexe.
• Minimum 3 années d'expérience professionnelle pertinente en gestion des Ressources Humaines en RDC, de préférence au sein d'une ONG internationale.
• Une expérience antérieure à un poste similaire constitue un atout.
• Connaissance approfondie de la législation congolaise du travail et de son application en matière de gestion des Ressources Humaines.
• Maîtrise de l'outil informatique, notamment de la suite Microsoft Office, et bonne aisance dans l'utilisation de bases de données.
• La connaissance du logiciel Workday constitue un atout important.
• Bonnes capacités rédactionnelles, de rapportage et de présentation.
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• La connaissance de l'anglais et/ou d'une langue locale constitue un atout.
• Sens aigu de l'organisation et capacité à prioriser efficacement les tâches.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.
• Disponibilité pour travailler dans un contexte sécuritaire et logistique précaire.

Skills

• Human Resources Management
• Labour Compliance
• Recruitment
• Payroll Management
• Performance Management
• Staff Supervision
• Microsoft Office Suite
• Database Management
• Workday
• Report Writing
• Presentation Skills
• Organizational Skills
• Multicultural Work Environment
• HR Policy Implementation
• Strategic HR Coordination

Languages

French, English