Procurement Officer

The Procurement Officer is responsible for managing the procurement of non-medical and medical program and operational supplies for the Kinshasa base and Mai-Ndombe province projects. The role ensures timely, quality procurement compliant with IRC and donor standards, local and international laws, and optimal use of financial resources.

Responsibilities

• Centraliser et traiter les demandes d'achat d'articles non-médicaux et médicaux des programmes et des opérations de la base de Kinshasa, ainsi que ceux en provenance de la province du mai-Ndombe, suivant les demandes d'articles approuvées par les staffs de programme à travers Integra
• Veiller à ce que l'approvisionnement de tous les articles se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et les exigences des bailleurs de fonds
• Appuyer le Logisticien et le comité d'achats dans l'élaboration et le déroulement d'appels d'offres concernant les articles non-médicaux et médicaux
• En collaboration avec les demandeurs et le comité d'achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d'approvisionnement des articles programmatiques non médicaux et médicaux de la base de Kinshasa et de la province du Mai-Ndombe, y compris les RFQ et les RFP, et les grilles d'analyse des offres, conformément aux procédures de l'IRC et des bailleurs de fonds
• Générer à partir d'Integra, faire approuver et suivre les bons de commande d'achats
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison et la mise au paiement
• Établir et mettre à jour régulièrement le planning des livraisons, en lien avec les personnes en charge du stock non-médical et médical de Kinshasa, des autres bases et du Mai-Ndombe qui solliciteraient des achats à travers le bureau de Kinshasa
• Assurer que la documentation de chaque achat est quantitativement et qualitativement correcte dans Docutrail, depuis le début du processus d'achat jusqu'à sa mise au paiement auprès des Finances
• Informer les demandeurs tout au long du traitement de leurs demandes d'achat, jusqu'à la livraison et la mise au paiement
• Tenir à jour l'archivage des dossiers d'achats sur Docutrail, conformément aux SOP en place
• Assurer, avec les comités d'achats, une communication transparente et équitable avec les fournisseurs, au lancement et lors du retour sur les résultats du processus de sélection
• Veiller à la bonne exécution des engagements contractuels
• Sensibiliser les fournisseurs sur la façon de travailler avec l'IRC et sur les standards IRC
• Evaluer régulièrement la performance des fournisseurs de manière holistique, les rencontrer pour en discuter et développer des plans d'amélioration
• Définir les objectifs de négociation avec le comité d'achats
• Mener, conjointement avec le comité d'achats, des négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs dans le cas d'achats locaux, pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix
• Rédiger le procès-verbal après chaque négociation
• Assurer que les dossiers de mise en paiement sont conformes à la demande d'achat des biens et services, et en suivre le cours jusqu'à clôture
• Mettre en œuvre les règles et règlements des bailleurs de fonds
• Mettre en œuvre les plans de correction soumis par les auditeurs
• Préparer les audits
• Assurer que les vérifications des sources d'approvisionnement des fournisseurs sont effectuées avant la mise en approbation de tout contrat ou bon de commande
• Appliquer les méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de contrôle de l'IRC et identifier les drapeaux rouges pouvant exposer l'organisation à des risques de fraude, en les rapportant immédiatement suivant leur nature
• Fournir au/à la Logisticien(ne), avec copie au/à la Senior Procurement Manager, au département des programmes et au service financier, le tracker de suivi des achats

Requirements

• Diplôme en Commerce et Administration, en Logistique et Transport, ou dans un domaine similaire
• Expérience professionnelle d'au moins 12 mois dans la chaîne d'approvisionnement / logistique, dans le domaine humanitaire
• Français parlé et écrit ; l'anglais est un plus
• Compétences techniques d'achats des articles non médicaux et médicaux démontrées, en particulier concernant les consultations de marché, la négociation et la contractualisation
• Capacité d'analyse de données et des risques afin d'en tirer des plans d'action
• Capacité de planification et de suivi, y compris à distance, pour appuyer les opérations d'achats dans le Mai-Ndombe
• Niveau prouvé d'intégrité et bonne réputation dans le processus d'achat des biens et des services avec les vendeurs (mesurable à travers les références)
• Collaboration et communication efficaces et multifonctionnelles
• Grandes capacités d'organisation du travail et de la documentation
• Capacité de travail en équipe et à développer des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux
• Esprit orienté vers le résultat et capacité à proposer des solutions réalistes adaptées au terrain, tout en respectant le cadre de travail
• Expérience de gestion des achats dans un système informatique supply chain (ERP), expérience d'analyse de données achats (Power BI) et bonne connaissance de l'outil informatique exigée (Excel, Word, PowerPoint)
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l'anglais est nécessaire
• Expérience en gestion des commandes et transports internationaux
• La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion

Skills

• Procurement of medical supplies
• Procurement of non-medical supplies
• Supply Chain Management
• Humanitarian Logistics
• Market consultation
• Contract Negotiation
• Contract Management
• Data Analysis
• Risk Analysis
• Procurement Planning
• Remote procurement monitoring
• Vendor Management
• Purchase integrity
• Documentation Management
• ERP Systems
• Power BI
• Excel
• Order Management Automation
• International Transport Management
• French business communication

Languages

French, English