Officier(e) Partenariat et Conformite des Bailleurs

The Officier(e) Partenariat et Conformite des Bailleurs is responsible for monitoring partner activities, focusing on budgetary and financial oversight of allocated funds. The role supports financial tracking, partner performance evaluation, and capacity building to ensure compliance with donor requirements and IRC policies.

Responsibilities

• Assurer le suivi comptable quotidien des partenaires au niveau des bases
• Assurer une gestion adéquate des outils de gestion des ressources et des subventions au niveau des bases
• Mettre en application les acquis des formations relatives aux principes et aux processus de gestion des subventions afin de contribuer à l'amélioration de la qualité de la programmation
• Préparer et soumettre à la hiérarchie l'état des demandes d'avances des partenaires pour la préparation des paiements consolidés
• Assurer le suivi de la consommation des fonds des partenaires conformément aux lignes budgétaires approuvées par l'IRC
• Assurer la vérification préliminaire des pièces justificatives relatives aux avances accordées aux partenaires sur le terrain
• Transmettre au bureau de l’IRC les documents justificatifs provenant du terrain de manière ordonnée et séquentielle
• Participer aux réunions des partenaires organisées par les différents services avec les points focaux des partenaires
• Appuyer les partenaires à mettre à jour les check-lists de contrôles en vue de satisfaire aux exigences des présentations des rapports financiers
• Procéder à l’examen préliminaire des rapports financiers produits par les partenaires
• Participer au renforcement des capacités des partenaires selon les besoins identifiés sur le terrain
• Assurer que tous les dossiers des partenaires sont maintenus et classés dans Box IRC et en accord avec le système d'archivage établi
• Appuyer dans la promotion et l’identification des moyens d'apprentissage continu entre le personnel d'IRC et les partenaires
• Établir et mettre en œuvre un calendrier de visite auprès des partenaires sur base du plan de suivi
• S’assurer de la mise à jour de l’outil de suivi financier des fonds alloués aux partenaires de l’IRC
• Suivre le calendrier de rapportage, examiner les rapports financiers et les documents justificatifs des partenaires afin d'assurer leur conformité aux accords de partenariat, aux exigences des bailleurs ainsi qu'aux politiques et procédures de l’IRC
• Assurer la clôture des accords de partenariat, notamment en ce qui concerne la vérification financière et la confirmation des actifs
• Proposer un plan opérationnel de suivi budgétaire et de contrôle financier des fonds alloués aux partenaires
• Assister dans la mise en œuvre des plans de soutien et de suivi des partenaires pour renforcer leurs capacités de gestion financière, comptable et budgétaire
• Contribuer au pilotage des sessions de développement des compétences et d’apprentissage mutuel destinées aux partenaires
• Assurer le suivi financier des partenariats en collaboration avec l’équipe Grants et Partenariat de l’IRC
• Appuyer l’organisation des réunions de suivi des budgets alloués aux partenaires
• Suivre les avances et les liquidations des fonds reçus par les partenaires selon le calendrier de rapportage
• Participer à la consolidation des rapports financiers des partenaires en collaboration avec les départements des finances, Grants et Partenariat
• Appuyer la clôture des dépenses des partenaires, à l’élaboration des rapports financiers finaux des projets ainsi qu’à la vérification de toutes les pièces justificatives des dépenses engagées
• Assurer la gestion du mécanisme d’alerte et de signalement des risques financiers du projet en partenariat

Requirements

• Diplôme universitaire en Finance, Comptabilité, Économie, Gestion des projets ou dans un domaine connexe
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Excel
• La connaissance d’un système ERP (Integra) constitue un atout
• Minimum de 3 années d’expérience professionnelle dans la gestion financière, l’audit, la gestion des subventions ou la conformité au sein d’une ONG nationale ou internationale
• Minimum de 2 années d’expérience dans le suivi financier des partenaires locaux, incluant l’élaboration et le suivi budgétaire, le reporting financier, l’analyse des dépenses et le renforcement des capacités
• Expérience avérée dans l’accompagnement des partenaires sur les exigences de conformité financière, les contrôles internes et les procédures de gestion des fonds des bailleurs
• Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire applicable aux organisations en République Démocratique du Congo
• Bonne connaissance des règles et exigences des principaux bailleurs institutionnels, notamment l’Union Européenne (UE), ECHO, UNICEF, la Banque Mondiale, CDCS et le Département d’État américain (DOS)
• Capacité à analyser des rapports financiers, à identifier les risques de conformité et à proposer des mesures correctives appropriées
• Excellentes compétences en communication, en facilitation de formations et en accompagnement des partenaires
• Excellente maîtrise du français écrit et oral
• La connaissance pratique de l’anglais constitue un atout
• Engagement à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion

Skills

• Finance Management
• Audit
• Grant Management
• Financial Compliance
• Budget Monitoring
• Financial Reporting
• Expense Analysis
• Capacity Building
• Internal Controls
• Donor Compliance
• ERP Systems
• Integra
• MS Excel
• Legal and Regulatory Framework
• Partner Financial Oversight
• Risk Analysis
• Corrective Measures Definition
• Training Facilitation
• Financial Risk Identification

Languages

French, English