Logistics Officer

The Logistics Officer is a key position ensuring quality and efficiency in program implementation in South Kivu. The role involves managing procurement, logistics, stock management, vehicle fleet, and general administration to support IRC's humanitarian programs.

Responsibilities

• Centraliser et traiter les demandes d’achat (PIF) des services et des biens approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra)
• Préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds
• Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC achète au prix le plus réaliste possible
• Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser avec les fournisseurs
• Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat
• Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance
• Assurer que les dossiers d’achat sont systématiquement créés et archivés sous Box (Docutrail)
• Assurer que les fournisseurs sont payés en temps
• Assurer que toutes les commandes sont clôturées dans Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers
• Assurer que les dossiers fournisseurs contiennent les diligences raisonnables à jour et valides
• Lancer et conduire les études du marché avant les processus d’appel d’offre
• Tenir la liste des fournisseurs et des prix issus des études du marché
• Actualiser annuellement la liste des prix
• Élaborer le planning des déplacements et affecter les voitures selon les besoins
• Assurer le ravitaillement en carburant des voitures
• Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant
• Tenir un registre de suivi des validités et renouvellements des documents des voitures
• Assurer le suivi des maintenances des voitures selon le cycle ABACA
• Tenir un registre de suivi des coûts de fonctionnement de chaque voiture
• Remonter les informations sur les pannes et s’assurer des réparations dans les délais
• Assurer que chaque voiture possède les équipements de secours nécessaires
• Assurer l’existence et la complétude des logbooks et livrets de maintenance
• Superviser les chauffeurs, leurs objectifs, évaluations, congés et rotations
• Faire un état des lieux mensuel des assets du projet en collaboration avec le Warehouse officer
• Approuver les stocks tampons et s’assurer de la gestion conforme des stocks de médicaments et CIK
• S’assurer de la destruction des stocks expirés selon les procédures
• Superviser le comptage cyclique des inventaires et coordonner la réconciliation
• Revoir et approuver les rapports de comptage et justifier les écarts
• S’assurer que tous les actifs sont couverts par une assurance valide
• Gérer la maintenance des bâtiments et administration du bureau
• Responsable du maintien et de la réconciliation de la petite caisse
• S'assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps
• Accomplir toutes autres tâches confiées par son superviseur

Requirements

• Diplôme d’Etat (bac) dans les domaines de la chaîne logistique, de la logistique, de l'administration d'entreprise ou dans un domaine connexe
• 1 à 2 ans d'expérience professionnelle en logistique et de préférence dans une ONG internationale
• Aptitudes linguistiques : français obligatoire ; bon niveau d'anglais requis
• Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français
• Bonnes capacités communicationnelles en Swahili
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Capacité à travailler en équipe et quelquefois sous pression, sens des responsabilités, sens de l’organisation, sens de la discrétion et de la confidentialité
• Intégrité, honnêteté, franchise
• Faire preuve d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles
• Engagement à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion
• Respect des valeurs et principes de l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle
• Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude
• Engagement envers les clients et promotion d'une programmation axée sur le client
• Respect des six principes de partenariat (Egalité, Complémentarité, Réciprocité, Solidarité, Recherche de résultats, Humilité)

Skills

• Logistics Management
• Procurement
• Supply Chain Management
• Stock Management
• Fleet Management Software
• MS Excel
• MS Word
• MS PowerPoint
• Report Writing in French
• Communication in French
• Communication in Swahili
• Teamwork in Logistics
• Cultural Sensitivity
• Confidentiality Management
• Safeguarding Policy Adherence
• Fraud Prevention
• Client-focused Programming
• Standards of Professional Conduct

Languages

French, English, Swahili