Finance Assistant-Caissier(e)

The Finance Assistant-Caissier(e) is responsible for payments and cash handling at the IRC Bukavu office according to IRC cash management policies. The role includes maintaining accurate payment documentation, cash management, and ensuring timely payments under the supervision of the Senior Finance Officer.

Responsibilities

• Faire le suivi des documents de paiement et obtenir leur revue financière et leur approbation
• Tenir à jour le registre de caisse en Excel et les soumettre à l’Officier Senior des Finances d’une manière journalière
• Tenir le journal des liquidations des avances et les soumettre au/à la Senior Finance Officer d’une manière hebdomadaire
• Faire la première vérification des dossiers d’achat et autres avant la soumission au/à la Senior Finance Officer
• Procéder à la validation des journaux de caisse et liquidation dans INTEGRA avant leur postage
• Effectuer les entrées et les sorties des espèces à la caisse conformément aux politiques d'IRC et aux procédures établies
• Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements
• Effectuer des retraits et dépôts à la banque et s’assurer que le livre de banque et de caisse sont tenu à jour
• Apposer la mention « PAYE » sur toutes les demandes de paiement ainsi que leurs supports juste après le paiement
• Procéder à un comptage des espèces en caisse et comparer le solde en espèces avec celui du livre de caisse chaque jour, avec le superviseur
• Fournir les informations à l’Officier des Finances lors de la réconciliation bancaire
• Gérer le classement et l’archivage des documents financiers tel qu’exigé par la politique de l’IRC
• Durant les travaux d’audit, rechercher les documents de paiement demandés par les auditeurs
• Participer à l’inventaire général des biens de l’IRC
• Travailler avec l’Officier(e) Senior des Finances sur le rapport de déclaration des sommes versées aux tiers
• Assister le superviseur à la réconciliation des comptes du bilan et faire le suivi sur la liquidation des avances
• Assumer toute autre fonction assignée par le superviseur et la hiérarchie

Requirements

• Minimum diplôme d’Etat en sciences commerciales et administratif
• 3 années d’expérience au minimum dans les finances
• Connaissance MS Excel et MS Word
• Habilité à travailler en Français
• L’habilité de travailler en Anglais et en Swahili est un avantage
• Niveau très élevé d’honnêteté
• Flexibilité et respect des délais
• Capable de travailler sous pression
• Être proactif (ve)
• Se conformer à la politique d’IRC Way
• Engagement à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion

Skills

• Finance Management
• Cash Handling
• Payment Processing
• MS Excel
• MS Word
• French Language
• English Language
• Kiswahili Language
• Compliance with Financial Regulations
• Cash management
• Documentation Management
• Deadline Management
• Working Under Pressure
• Proactive Work Approach
• Adherence to Organizational Policies

Languages

French, English, Swahili