Auxiliar de Operaciones

Coordinate, execute, and maintain the digital document management system for the FHV project, ensuring all supporting documents for direct costs, supply chain, and personnel are properly scanned, named, organized, and archived in Box according to donor guidelines, IRC standards, and audit requirements. Support financial spot check visits by preparing and presenting required documentation.

Responsibilities

• Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box para el proyecto del FHV.
• Utilizar Box Drive para la administración eficiente de carpetas y subcarpetas, facilitando la navegación y carga masiva de documentos.
• Actualizar la estructura ante cambios en el proyecto.
• Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de alquileres en excel.
• Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de internet en excel.
• Verificación de cargue de documentos por parte de los socios cuando aplique.
• Relación de gastos pago a proveedores con facturas y número de orden de compra correspondientes.
• Verificación de existencia física de soportes de los procesos de compras desde la requisición hasta el soporte de pago y retención de ISLR, este último según aplique.
• Archivo adecuado de lista de asistente de actividades donde se entregaron refrigerios, insumos o materiales y la carta de pago en cuenta a tercero de los proveedores.
• Verificación que los documentos para lo que aplique tengan el sello respectivo.
• Mantenimiento de carpeta con información tributaria: exenciones, declaraciones y RIF.
• Envió de documentación preparatoria necesaria antes de la visita de Spot Check Financiero.
• Presentar carpeta de las facturas originales y carpeta con la información constitutiva de CIR-VE y Socio durante la visita.
• Ayudar a su supervisor a resolver los hallazgos después de la visita.
• Recibir y archivar en Box todos los documentos soporte de transacciones de costos directos del proyecto, organizados por código de proyecto (D1) y mes del año fiscal.
• Coordinar con el equipo de Finanzas la recepción oportuna de los soportes físicos para su digitalización dentro del período contable correspondiente.
• Verificar el adecuado archivo en Box de todos los documentos del proceso de cotización y licitación (RFQ/RFP) relacionados con el proyecto.
• Verificar que cada expediente de proceso de selección de proveedor incluya: bases, cotizaciones recibidas, cuadro comparativo, acta de selección y contrato o acuerdo firmado.
• Coordinar con el equipo de Supply Chain la entrega oportuna de los expedientes físicos o digitales para su archivo en Box.
• Realizar revisiones periódicas de completitud y calidad de los archivos en Box, verificando que no haya documentos faltantes, mal nombrados, ilegibles o ubicados en carpetas incorrectas.
• Mantener un tracker maestro de gestión documental con estado actualizado de cada documento requerido: pendiente / en proceso / archivado / observado.
• Emitir alertas preventivas a las áreas responsables cuando se detecten documentos faltantes o próximos a vencer en plazo de archivo.
• Coordinar la subsanación de observaciones documentales identificadas por la Auditoría Interna de IRC o por revisiones pre-auditoría del equipo de Finanzas.
• Actuar como punto focal documental del proyecto de FHV ante todas las áreas (Finanzas, Supply Chain, RRHH, Programa), centralizando la recepción, validación y archivo de documentos soporte.
• Comunicar oportunamente a cada área los lineamientos de archivo, las convenciones de nombre obligatorias y los plazos de entrega de documentación.
• Apoyar al equipo de Finanzas en la preparación de documentación para auditorías internas y externas, asegurando que los expedientes en Box estén completos y accesibles.
• Participar en reuniones de seguimiento del proyecto reportando el estado de la gestión documental e identificando cuellos de botella o riesgos de incumplimiento.
• Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo.
• Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
• Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
• Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
• Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
• Participar en las inspecciones de seguridad.

Requirements

• Técnico, Tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines
• Mínimo 1 año de experiencia en gestión documental, archivo o apoyo administrativo/financiero
• Manejo de Box o plataformas equivalentes de gestión documental en la nube (OneDrive, SharePoint, Google Drive)
• Habilidad en trabajo en equipo.
• Manejo avanzado de Excel (tablas dinámicas, fórmulas financieras)
• Alta atención al detalle y orientación al cumplimiento normativo
• Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
• Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
• Alto nivel de compromiso con valores de IRC
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, así como una capacidad general para ser claro y conciso en todas las comunicaciones
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo; Capacidad comprobada para priorizar y entregar a tiempo
• Fuertes habilidades analíticas para resolver problemas
• Capacidad para trabajar con equipos externos bajo estándares distintos a IRC
• Habilidades de comunicación para explicar requisitos técnicos a audiencias no financieras
• Orientación al fortalecimiento de capacidades
• Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en una estructura de equipo global dinámica y multifuncional
• Altamente competente en la suite de Microsoft Office
• Capacidad para gestionar y trabajar a través del cambio de una manera proactiva y positiva.

Skills

• Document Management
• Electronic Document Management
• Box
• OneDrive
• SharePoint Development
• Google Drive
• Advanced Microsoft Excel
• Financial Formulas
• Data Organisation
• Regulatory Compliance
• Administrative Support
• Financial Support
• Time Management
• Task Prioritization
• Analytical Skills
• Technical Communication
• Capacity Building
• Microsoft Office Suite
• Audit Preparation
• Change Management

Languages

Spanish