Finance & Administration Site Manager 1

The Finance & Administration Site Manager 1 is responsible for ensuring proper management of financial, administrative, and support services activities at the Quito Mission. This role supports the Head of Mission and operational teams, supervises an Administrative Assistant, and covers Finance, Administration, Premises, Welcome, and certain Human Resources activities, ensuring compliance with ICRC standards and coordination with regional offices.

Responsibilities

• Gestionar las operaciones financieras diarias del sitio de Quito, garantizando el cumplimiento de las normas, procedimientos y controles internos del CICR.
• Coordinar la preparación, seguimiento y actualización del presupuesto y forecasts, analizando desviaciones y proporcionando información financiera fiable a la gestión.
• Supervisar pagos, tesorería, operaciones bancarias, conciliaciones y demás transacciones financieras dentro de los niveles de autorización establecidos.
• Garantizar la calidad, integridad, confidencialidad y adecuado archivo de la documentación financiera.
• Actuar como punto focal financiero ante bancos, proveedores y otras contrapartes externas.
• Brindar asesoría y apoyo financiero a los equipos operacionales y contribuir a la identificación y mitigación de riesgos financieros.
• Coordinar con Finanzas Bogotá los procesos que requieran validación, control o soporte regional, especialmente cuando las limitaciones del equipo local afecten la segregación de funciones.
• Supervisar la gestión administrativa de las oficinas y residencias del CICR en Quito.
• Coordinar contratos, servicios públicos, mantenimiento, mobiliario, equipamiento y demás servicios necesarios para el funcionamiento de las instalaciones.
• Gestionar la relación con propietarios, administradores y proveedores, realizando seguimiento a contratos, servicios y desempeño.
• Garantizar que las oficinas y residencias cumplan con los requisitos administrativos, de seguridad y protección aplicables, en coordinación con las áreas pertinentes.
• Coordinar necesidades de mantenimiento, reparaciones y adecuaciones, así como apoyar la identificación y selección de nuevos inmuebles cuando sea necesario.
• Mantener actualizados los inventarios y registros de activos y contribuir a las iniciativas de sostenibilidad y uso responsable de recursos.
• Apoyar al Jefe de Misión en la identificación y seguimiento de riesgos relacionados con las instalaciones.
• Actuar como punto focal administrativo local para asuntos rutinarios de Recursos Humanos, en coordinación con el equipo Regional de HR en Bogotá.
• Apoyar los procesos de incorporación, salida y movilidad del personal, asegurando los arreglos administrativos y logísticos necesarios.
• Coordinar y recopilar documentación administrativa de HR y realizar el seguimiento de asistencia, vacaciones, ausencias y otra información rutinaria.
• Facilitar entrevistas, inducciones, capacitaciones, citas y otras actividades relacionadas con Recursos Humanos en Quito.
• Apoyar al Jefe de Misión y al equipo Regional de HR en los procesos administrativos locales relacionados con el personal.
• Garantizar la confidencialidad y protección de los datos y documentación del personal.
• Escalar al equipo Regional de HR los asuntos técnicos, sensibles o especializados que requieran su intervención.
• Supervisar y acompañar al/la Asistente Administrativo/a, estableciendo responsabilidades, objetivos, seguimiento de desempeño y oportunidades de desarrollo.
• Garantizar una distribución clara de funciones, mecanismos de backup y continuidad de las actividades esenciales.
• Asegurar el cumplimiento de la segregación de funciones y controles internos, coordinando con Bogotá aquellos procesos que no puedan gestionarse adecuadamente a nivel local.
• Promover una colaboración efectiva entre el equipo administrativo y las áreas operacionales del sitio.

Requirements

• Título universitario en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas, Gestión o un campo relacionado.
• Mínimo 3 años de experiencia profesional relevante en Finanzas, Administración o funciones similares.
• Experiencia en gestión financiera, seguimiento presupuestario, contabilidad y controles internos.
• Experiencia o conocimientos prácticos en al menos algunas de las siguientes áreas: Administración, Premises, Welcome y soporte administrativo de Recursos Humanos.
• Experiencia en supervisión o coordinación de personal será considerada una ventaja.
• Experiencia previa con el CICR o con una organización humanitaria/internacional será considerada una ventaja.
• Buen conocimiento de los principios de control interno y segregación de funciones.
• Capacidad para gestionar de manera autónoma diferentes funciones de soporte dentro de una estructura pequeña y coordinar con equipos regionales cuando sea necesario.
• Buenas capacidades organizativas, analíticas, de comunicación y resolución de problemas.
• Dominio fluido del español.
• Nivel de inglés mínimo B2.
• Buen manejo de herramientas informáticas y capacidad para trabajar con sistemas financieros y administrativos.

Skills

• Finance Management
• Budget Monitoring
• Accounting
• Internal Controls
• Administration
• Premises Management
• Human Resources Support
• Staff Supervision
• Control Principles
• Segregation of Duties
• Autonomous Function Management
• Coordination with Regional Teams
• Organizational Skills
• Analytical Skills
• Problem Solving
• Financial Systems
• Administrative Systems
• Spanish Language
• English Language
• Computer Literacy

Languages

Spanish, English