Especialista en Grants e Informes (National)

El/la Especialista en Grants e Informes es responsable de apoyar la gestión de subvenciones del portafolio de la Oficina de País de Venezuela, asegurando el cumplimiento con los donantes y la entrega oportuna de informes. Trabaja en coordinación con múltiples equipos internos y donantes institucionales en un portafolio multi-donante que abarca varios sectores.

Responsibilities

• Asegurar una gestión contractual de alta calidad en estrecha coordinación con el Grants Management Manager, señalando cualquier problema o riesgo potencial.
• Apoyar las enmiendas contractuales, incluyendo extensiones con y sin costo y revisiones de proyecto, en coordinación con el Grants Management Manager y las partes internas relevantes.
• Coordinar y facilitar las reuniones de arranque/apertura, revisión y cierre de grants, incluyendo el seguimiento del avance frente a los plazos y puntos de acción.
• Monitorear, actualizar y asegurar que los sistemas de Grants Management y documentación interna de DRC (Dynamics y SharePoint) estén completamente actualizados, trabajando con el/la Grants Management Specialist de HQ para resolver cualquier inconveniente.
• Revisar y actualizar el grants tracker.
• Apoyar en el monitoreo del portafolio de grants, trabajando directamente con los equipos de implementación, asegurando una sólida comprensión de las obligaciones y normativas contractuales, solicitando el apoyo del Grants Management Manager cuando sea necesario.
• Asegurar que las obligaciones contractuales sean conocidas y cumplidas por los equipos de Programas, M&E y Operaciones.
• Resolver las brechas identificadas para el cumplimiento de los entregables dentro del plazo y presupuesto establecidos, informando al personal correspondiente en el país y solicitando asesoría al Departamento de Programas de DRC HQ sobre posibles soluciones que cumplan con las normas del donante.
• Coordinar la preparación de informes de proyecto de acuerdo con los requisitos del donante, trabajando directamente con otros departamentos de DRC en Venezuela.
• Apoyar en la provisión de capacitaciones sobre desarrollo de propuestas e informes para los equipos, según sea necesario.
• Apoyar al Grants Management Manager en la actualización del mapeo de donantes y el funding tracker, manteniéndose al tanto de las tendencias de financiamiento y las estrategias de los donantes, prestando especial atención a la diversificación del portafolio de financiamiento y las estrategias de recaudación de fondos de la Oficina de País.
• Apoyar al Grants Management Manager en el mantenimiento de una comunicación activa y regular con los donantes, asegurando respuestas oportunas a sus comunicaciones y coordinando con los miembros relevantes del equipo país para brindar retroalimentación de alta calidad.
• Apoyar al Grants Management Manager en las reuniones de Go-No-Go para nuevos grants y contribuir en la reunión de planificación de propuestas.
• Coordinar con los coordinadores técnicos de programas, gerentes de base, servicios de apoyo y socios implementadores para recopilar sus insumos para el desarrollo de propuestas.
• Compilar el borrador final de la propuesta y sus anexos, asegurando que cumplan con los estándares de calidad requeridos, con supervisión mínima del Grants Management Manager.
• En colaboración con el equipo de MEAL, asegurar que el desarrollo de propuestas de proyecto y los informes a donantes estén basados en datos organizacionales confiables y aprendizajes.
• Asegurar la participación de DRC HQ en el aseguramiento de calidad de informes o propuestas cuando sea necesario, particularmente para grants estratégicos.
• Apoyar en la comunicación, negociaciones y coordinación con donantes y partes interesadas externas.
• Apoyar en la preparación de fichas informativas, sitreps/informes flash, declaraciones de capacidad, entre otros.
• Cualquier tarea ad hoc asignada por el Grants Management Manager.

Requirements

• Título universitario en Ciencias Sociales, Desarrollo Internacional, Administración de Empresas, Economía o campos relacionados.
• Al menos 2 años de experiencia en gestión de grants/proyectos, desarrollo de propuestas o informes a donantes, con una ONG internacional, agencia de la ONU u otra organización financiada por donantes.
• Se prefiere conocimiento y experiencia trabajando en múltiples sectores, incluyendo protección, seguridad alimentaria y medios de vida, WASH y Acción Anticipatoria.
• Dominio de Microsoft Office y otros programas relevantes, incluyendo Word, Excel y PowerPoint.
• Sólida experiencia en la redacción y compilación de propuestas e informes a donantes, con fuertes habilidades de redacción y edición.
• Familiaridad con las normas y regulaciones de los donantes, o capacidad demostrada para aprenderlas rápidamente.
• Capacidad demostrada para priorizar grandes cargas de trabajo, cumplir sistemáticamente con los plazos y adaptarse a un entorno de trabajo complejo y desafiante.
• Excelentes habilidades de comunicación, coordinación, influencia e interpersonales.
• Demostrar capacidad de pensamiento creativo y práctico para mejorar la calidad de los proyectos.
• Capacidad para trabajar dentro de un equipo multicultural/diverso.
• Compromiso con los principios humanitarios y los valores de DRC.
• Deseable: Experiencia práctica con donantes de la ONU (UNHCR, WFP, OCHA), ECHO, GFFO, SDC y/o fundaciones privadas, incluyendo solicitudes de modificación y extensiones con y sin costo.
• Deseable: Experiencia con Microsoft Dynamics, SharePoint o sistemas similares de gestión de grants / ERP.
• Es indispensable un inglés escrito sólido (una prueba escrita formará parte del proceso de selección); buen nivel de inglés oral.
• Habilidades de comunicación en español son obligatorias.

Skills

• Grant Management
• Donor Reporting
• Proposal Development
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Donor Rules and Regulations
• Report Writing
• Editing
• Workload Prioritization
• UN Donor Experience
• Microsoft Dynamics CRM
• SharePoint Development
• English Writing
• Spanish Knowledge
• Project Coordination
• Humanitarian Principles
• Multi-sector Program Knowledge

Languages

Spanish, English