Assistant.e Ressources Humaines & Administration

The Assistant Human Resources & Administration ensures compliance with DRC procedures and local labor laws at the basic level. The role supports the development of strategies for effective employer-employee relations and assists in HR and administrative functions to maintain operational efficiency.

Responsibilities

• Assurer la conformité du personnel aux politiques RH conformément au manuel des opérations de DRC, manuel RH local et code du travail
• Mettre à jour les suivis de congés, recrutement et formation
• Surveiller la fréquentation du personnel et gestion du registre de présence
• Communiquer avec les candidats, programmer tests et entrevues
• Préparer contrats employés et déclarations des mouvements de travailleurs dans les délais
• Gérer réception et ventilation de la correspondance
• Établir déclarations pour paiement des impôts et taxes liés aux salaires
• Maintenir dossiers personnels et administration des régimes d’assurance maladie, absences, etc.
• Aider gestionnaires et personnel à gérer le rendement et classement des dossiers RH et administratifs
• Assurer orientation et induction des nouveaux employés avec remise des documents et outils nécessaires
• Procéder à l’archivage RH électronique et papier selon instructions
• Assurer débriefing du personnel sortant
• Soutenir activités de perfectionnement du personnel et promotion du catalogue d’apprentissage DRC
• Veiller au bon fonctionnement des systèmes et équipements de bureau en lien avec la logistique
• Paiement des factures de bureau, maison d’hôtes, eau, électricité, téléphone
• Responsable des fournitures de bureau
• Gérer réparations et entretien en coordination avec logistique
• Gérer arrangements contractuels avec bailleurs et veiller au respect des obligations
• Établir système central d’enregistrement du courrier et classement
• Veiller à la validité des cartes d’identité du personnel
• Préparer dossiers RH et administratifs complets pour audits internes et externes
• Préparer déclarations hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles liées à l’administration et RH
• Appuyer l’area manager et équipe technique pour programmation stratégique cohérente
• Représenter DRC auprès des autorités, agences ONU, humanitaires et partenaires sur accord
• Participer à la bonne humeur et ambiance de l’équipe DRC
• Faciliter relations entre services support, programme et bases
• Effectuer d’autres tâches demandées par la hiérarchie
• Respecter confidentialité et rigueur dans le travail
• Participer à la prévention et détection des abus, informer la hiérarchie de tout abus ou suspicion
• S'acquitter de toutes autres tâches données par la hiérarchie

Requirements

• Diplôme universitaire en gestion des RH, Administration, Droit ou qualification professionnelle équivalente
• Minimum 2 ans d’expérience à ce poste et surtout auprès des ONG internationales
• Connaissance informatique très avancée
• Maîtrise parfaite du français et anglais
• Formation poussée en Gestion RH : Dynamics ; PMT Training ; Formations en Gestion du RH
• Français et Swahili - courant obligatoire
• Autres langues locales (Nord Kivu, Sud Kivu, Ituri) – niveau intermédiaire souhaitable
• Anglais – niveau intermédiaire souhaitable
• Tous les rôles de DRC exigent que le titulaire du poste maîtrise les compétences de base de DRC : viser l’excellence, collaborer, prendre la tête, communiquer, faire preuve d’intégrité

Skills

• Human Resources Management
• Administration
• Compliance with Labor Laws
• HR Strategy Development
• Employer-Employee Relations
• HR Operations
• Advanced Computer Skills
• Dynamics
• PMT Training
• French Language
• English Language
• Kiswahili Language

Languages

French, English, Swahili