Logistics Assistant

The Logistics Assistant is responsible for managing stock of materials and equipment, supporting overall logistics of the program unit, supervising drivers, and ensuring compliance with organizational policies including child protection. The role involves stock management, repair and maintenance coordination, purchase support, fleet management, staff supervision, and emergency preparedness.

Responsibilities

• Garder le stock de fournitures dans un endroit sûr et selon un registre électronique qui suit de près les entrées et sorties
• Soumettre le rapport de stock tous les mois à son superviseur ou son délégué
• S’assurer de mettre à jour le système SAP au fur et à mesure et de justifier tout écart après un contrôle de stock
• Assurer un inventaire régulier de son stock et maintenir un registre détaillé des biens de Plan International-Haïti
• Travailler en coordination avec les départements des programmes pour assurer une bonne distribution des produits demandés selon un calendrier établi
• S’assurer que l’entretien et les réparations du Bureau soient effectués en temps opportun
• Fournir un soutien adéquat au personnel international conformément aux règles de l’Organisation
• Jouer le rôle de réceptionnaire : Recevoir, contrôler, enregistrer, stocker les articles en provenance des fournisseurs
• Saisir les réceptions dans le système SAP
• Jouer le rôle de magasinier : Stocker et déstocker les articles pour utilisation ou expédition
• Coordonner les déplacements du staff du PU
• Faire le suivi des réparations/entretiens des véhicules et équipements dans les meilleurs délais
• Effectuer le rapport de gestion de flotte et le soumettre à la Logistique centrale tous les mois
• Mettre à jour les mouvements de la flotte dans le système TracPoint
• S’assurer d’une gestion efficace et efficiente du carburant pour les véhicules, les motocyclettes et les génératrices
• Gestion de la performance du personnel supervisé
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence
• Faire un relevé des partenaires clés et organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel pour son staff afin qu’ils soient plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants
• Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant
• Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan International-Haïti rentre en contact
• Contribuer à l’évaluation des progrès de Plan International-Haïti en matière de Protection de l’enfant
• Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le Disaster Preparedness Plan (DPP)
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International-Haïti sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur direct ou leur délégué
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées

Requirements

• Formation en Logistique/ chaîne d’approvisionnement
• Connaissance de base en gestion de stock
• Niveau universitaire en Administration, un plus
• Expérience dans un poste similaire
• Expérience minimum dans la supervision de staff
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches

Skills

• Logistics Management
• Supply Chain Management
• Stock Management
• Staff Supervision
• Fleet Management Operations
• Emergency Preparedness
• Purchase Support
• Excel
• Word
• Access
• Power Point
• Repairs Coordination