Gestionnaire de Formation (CDD) F/H

Le·la Gestionnaire de Formation est en charge de la gestion administrative des formations Terrain dont iel a la charge. Sous la responsabilité hiérarchique du·de la Responsable du Service Formation, il/elle administre les formations, organise les aspects logistiques et financiers, et collabore avec différents départements et partenaires externes.

Responsibilities

• Administrer les formations pour les participant·es (personnel expatrié et national) et les intervenant·es (internes et externes) : collecte, saisie et contrôle des dossiers administratifs, gestion des candidatures et inscriptions, mise à jour de la base de données RH
• Appliquer les procédures en respectant la législation internationale et la politique interne, optimiser les dépenses
• Organiser les arrivées/départs des participant·es (visa, billets, hébergement) et transmettre les informations aux interlocuteurs MSF
• Assurer la communication avec les personnes inscrites sur les terrains
• Faire le suivi administratif avec les Gestionnaires de Pool, les RH Cellules et autres sections MSF
• Être référent·e pour les questions administratives et pratiques des participant·es
• Support logistique aux Chargé·es de Formation pour la préparation des formations
• Collaborer avec départements, terrains, autres sections MSF et centres de formation externes
• Conseiller et supporter les collaborateurs sur l’inscription aux formations
• Contribuer au développement de la transversalité entre services
• Représenter MSF auprès d’Ambassades, Police Aux Frontières, organismes externes, prestataires de service et réunions avec autres sections MSF
• Assurer les relations commerciales au nom de MSF
• Gérer une caisse en lien avec le Service Comptable : besoins en trésorerie, remboursements, per diem, tenue de l’outil comptable, inventaires, validation des notes de frais et factures, suivi budgétaire
• Assurer le remplacement d’un·e autre gestionnaire en cas d’absence courte
• Former les remplaçant·es aux procédures et méthodes de travail
• Participer aux briefings des CoRH/admin/personnel développeur·euse avant départ en mission et des nouveaux membres des autres services RH
• Réaliser un reporting de son activité et tenir à jour les tableaux de bord
• Se tenir informé·e des évolutions de son domaine et mettre à jour les documents
• Être force de proposition sur les projets et contribuer à leur mise en place

Requirements

• Formation Bac + 2 ou équivalent, en administration, tourisme ou similaire
• Une expérience de 2 ans sur un poste similaire ou aux RH
• Une expérience sur le terrain à un poste d’administrateur·rice (CoRh, CoFiRh ou Admin confirmé) est un atout
• Français (C2) et Anglais courant (B2)
• Maitriser les compétences techniques de son emploi dans les domaines des RH et de la finance
• Maitriser Word et Excel
• Rigueur, être organisé·e, autonomie, forte capacité d’adaptation et d’anticipation
• Bon relationnel, sens du service, travail en équipe
• Bonne communication
• Qualités d’analyse et de synthèse
• Gestion des priorités et des urgences

Skills

• Human Resources Administration
• Training Administration
• Finance Management
• Word
• Excel
• Administrative Coordination
• Logistics Management
• Priority Management
• Urgency Management
• Analytical Skills
• Synthesis Skills
• Bilingual: English/French

Languages

French, English